Factuur Verzenden in Vietnam

Harvest blinkt uit in het vereenvoudigen van het facturatieproces voor bedrijven, hoewel het geen specifieke Vietnamese e-facturatieregels dekt.

Inzicht in E-Facturatieregels in Vietnam

Vietnam heeft elektronische facturatie (e-facturatie) omarmd als een hoeksteen van zijn belastingmodernisering en digitale transformatie-agenda, waardoor het sinds 1 juli 2022 verplicht is voor de meeste bedrijven. Het primaire doel van deze verschuiving is om eerlijkheid en transparantie in de belastingheffing te verbeteren, fraude te verminderen, de efficiëntie van de belastinginning te verbeteren en realtime toezicht op transacties te verkrijgen door over te schakelen van papieren naar elektronische facturen.

De reis naar verplichte e-facturatie begon met Besluit 119/2018, dat aanvankelijk gericht was op landelijke adoptie tegen 1 november 2020. Om bedrijven meer voorbereidingstijd te geven en in lijn te zijn met de nieuwe Wet op de Belastingadministratie, stelde Besluit 123/2020/ND-CP de verplichting uit tot 1 juli 2022. Dit besluit, samen met Circulaire 78/2021/TT-BTC uitgegeven door het Ministerie van Financiën, stelde de basisrichtlijnen voor de implementatie van e-facturatie vast.

Recente wetgevende updates, met name Besluit nr. 70/2025/ND-CP (dat Besluit 123 wijzigt) en Circulaire nr. 32/2025/TT-BTC (die Circulaire 78 vervangt), van kracht op 1 juni 2025, hebben het e-facturatiekader verder verfijnd. Deze updates zijn gericht op het verbeteren van de duidelijkheid, het afstemmen op de gewijzigde BTW-wet, het verbeteren van de efficiëntie van de belastingadministratie en het aanpassen aan het toenemende gebruik van e-facturen en digitale transacties. Belangrijke wijzigingen omvatten het uitbreiden van de reikwijdte naar buitenlandse leveranciers in e-commerce en digitale platforms, en het vereisen dat bedrijven met hoge omzet en consumentencontact hun kassasystemen integreren met het e-factuurplatform voor realtime gegevensoverdracht. Bedrijven kunnen op de hoogte blijven door regelmatig aankondigingen van de Algemene Belastingdienst (GDT) te controleren en advies in te winnen bij erkende e-facturatieserviceproviders.

Soorten E-Facturen en Hun Toepassingen

In Vietnam worden e-facturen voornamelijk gecategoriseerd in twee hoofdtypen op basis van hun authenticatiestatus: geauthenticeerde e-facturen en niet-geauthenticeerde e-facturen. Het begrijpen van deze onderscheidingen is cruciaal voor bedrijven om naleving te waarborgen.

• Geauthenticeerde E-Factuur: Dit type e-factuur krijgt een unieke authenticatiecode van de belastingautoriteit (Algemene Belastingdienst - GDT) voordat het naar de koper door de verkoper wordt verzonden. Deze facturen worden doorgaans gebruikt door de meeste ondernemingen en economische organisaties bij de verkoop van goederen of het verlenen van diensten, ongeacht de transactie waarde, tenzij specifiek vrijgesteld. De GDT-code fungeert als een verificatiemechanisme, dat de legitimiteit en integriteit van de factuur bevestigt.
• Niet-geauthenticeerde E-Factuur: Deze e-facturen worden rechtstreeks naar de koper verzonden door de verkoper zonder voorafgaande authenticatie van de belastingautoriteit. Bepaalde bedrijven in gereguleerde sectoren of die robuuste interne controles hebben, kunnen toestemming krijgen om niet-geauthenticeerde e-facturen uit te geven. Echter, zelfs deze facturen moeten nog steeds aan de GDT worden gerapporteerd, hetzij asynchroon na uitgifte of periodiek samen met BTW-aangiften. Goedkeuring van de belastingautoriteit is vereist voor bedrijven om facturen zonder de GDT-code uit te geven.

Buiten deze twee hoofdtypen hebben e-facturen ook verschillende toepassingen afhankelijk van het gebruiksdoel, zoals uiteengezet in Besluit 123 (gewijzigd door Besluit 70). Deze omvatten:

• E-BTW Facturen: Gebruikt voor transacties waarbij de BTW-aftrekmethode wordt toegepast, zoals binnenlandse goederen/diensten, internationale transport en export. Dit omvat nu ook e-commerce en digitale platformdiensten die door buitenlandse leveranciers zonder een vaste vestiging in Vietnam worden geleverd.
• E-Verkoopfacturen: Toepasbaar voor bedrijven die de directe BTW-methode gebruiken of voor specifieke transacties zoals de verkoop van openbare eigendommen.
• E-Facturen gegenereerd vanuit POS-kassaregisters: Met Besluit 70/2025/ND-CP is het gebruik van e-facturen die door kassaregisters worden gegenereerd verplicht voor bedrijven in de detailhandel, horeca, catering, voedselservices en persoonlijke diensten, mits hun jaarlijkse omzet meer dan VND 1 miljard bedraagt. Deze kassaregisters moeten elektronisch zijn verbonden met het GDT-systeem voor realtime gegevensoverdracht. Voor deze specifieke e-facturen zijn digitale handtekeningen optioneel, niet verplicht.

Alle e-facturen, ongeacht het type, moeten in XML-formaat worden uitgegeven en een digitale handtekening bevatten (behalve voor POS-gegenereerde facturen) om authenticiteit en integriteit te waarborgen.

Stapsgewijze Gids voor E-Factuurregistratie

Registreren voor e-facturatie in Vietnam omvat een gestructureerd proces via de Algemene Belastingdienst (GDT) om naleving te waarborgen. Alle bedrijven moeten zich registreren op de GDT-website en goedkeuring verkrijgen voordat ze wettelijk elektronische facturen kunnen uitgeven.

Hier is een gedetailleerde handleiding:

• Bepaal Documenttypen en Uitgiftemethode: Voordat je met de registratie begint, moeten bedrijven beslissen welke e-factuurdocumenttypen ze moeten uitgeven (bijv. geauthenticeerd of niet-geauthenticeerd) en een uitgiftemethode selecteren. Opties zijn directe integratie via API, gebruik van een erkende serviceprovider, of handmatig uploaden van XML-facturen naar het GDT-portaal.
• Bereid Registratieformulier Voor: Bedrijven moeten het registratieformulier voor het gebruik van e-facturen voorbereiden, meestal Formulier nr. 01/DKTD-HDDT, te vinden in Bijlage IA van het relevante besluit. Dit formulier vereist specifieke informatie, inclusief het gekozen factuurtype (met of zonder de authenticatiecode van de belastingautoriteit), een actief e-mailadres voor GDT-meldingen, en andere gerelateerde details.
• Verkrijg een Digitale Handtekening: Een geldige digitale handtekening is verplicht voor de meeste e-facturen in Vietnam (behalve voor POS-gegenereerde) om authenticiteit en integriteit te waarborgen. Bedrijven moeten deze verkrijgen van een door de GDT goedgekeurde provider. Lokale erkende serviceproviders helpen vaak bij deze verwerving en het algehele registratieproces.
• Dien Aanvraag in bij de GDT: Het ingevulde registratieformulier, samen met een beslissing over de aanvraag en een e-factuursjabloon, moet worden ingediend bij de GDT. Dit kan vaak worden gedaan via een e-facturatieserviceprovider.
• GDT Beoordeling en Goedkeuring: Na ontvangst van de aanvraag wordt verwacht dat de belastingautoriteiten deze beoordelen en binnen één werkdag een elektronische kennisgeving van goedkeuring of weigering verstrekken. Zodra goedgekeurd, mag het bedrijf officieel elektronische facturen uitgeven.

Veelvoorkomende uitdagingen tijdens de registratie kunnen zijn: ervoor zorgen dat alle documentatie correct is voorbereid en het begrijpen van de nuances van verschillende e-factuurtypen. Samenwerken met een ervaren e-facturatieserviceprovider kan dit proces aanzienlijk stroomlijnen en helpen om mogelijke obstakels te overwinnen.

Verplichte Inhoud en Naleving voor E-Facturen

Ervoor zorgen dat e-facturen alle verplichte informatie bevatten en voldoen aan Vietnamese normen is cruciaal voor naleving en het vermijden van boetes. De Algemene Belastingdienst (GDT) vereist specifieke inhoudseisen om transparantie te waarborgen en de belastingadministratie te vergemakkelijken.

Volgens Artikel 10 van Besluit 123, gewijzigd door Besluit 70, moet een geldige e-factuur de volgende informatie bevatten:

• Naam van e-factuur en serienummer: Duidelijk identificeren van het documenttype en zijn serie.
• E-factuurnummer: Een unieke identificatie voor elke factuur.
• Verkoperinformatie: Inclusief de naam, het adres en het belastingcode nummer van de verkoper.
• Koperinformatie: Inclusief de naam, het adres en het belastingcode nummer van de koper. Voor B2C-transacties kan, indien door de koper gevraagd, hun persoonlijke identificatienummer of telefoonnummer ook worden opgenomen.
• Digitale Handtekening: Een digitale handtekening van de verkoper is verplicht voor de meeste e-facturen om hun integriteit en authenticiteit te waarborgen. Voor POS-gegenereerde facturen zijn digitale handtekeningen optioneel.
• Uitgiftedatum: De datum waarop de e-factuur is uitgegeven.
• Handtekeningdatum: De datum waarop de e-factuur is ondertekend.
• Informatie van de E-factuurprovider: Naam en belastingcode van de e-facturatieserviceprovider, indien van toepassing.
• Transactiedetails: Een duidelijke beschrijving van goederen of diensten, inclusief eenheidsprijs, hoeveelheid en betalingsprijs. Specifieke gevallen hebben aanvullende vereisten; bijvoorbeeld, facturen voor voedsel- en drankdiensten moeten de items tonen, en facturen voor transportdiensten moeten het kenteken van het voertuig en de reisdetails bevatten.

Het verplichte formaat voor e-factuurgegevens in Vietnam is XML. Deze standaardisering zorgt voor consistente gegevensuitwisseling met de belastingautoriteiten. Bedrijven moeten e-factuurgegevens in dit formaat extraheren en verzenden. Beste praktijken voor het handhaven van naleving omvatten regelmatig verifiëren dat alle vereiste velden nauwkeurig zijn ingevuld, ervoor zorgen dat digitale handtekeningen geldig en actueel zijn, en gebruik maken van GDT-goedgekeurde e-facturatiesoftware of serviceproviders die automatisch voldoen aan de nieuwste technische en juridische normen. Elektronische facturen moeten ook gedurende een periode van 10 jaar veilig worden opgeslagen.

Boetes en Handhaving voor Niet-Naleving

Niet-naleving van de e-facturatieregels in Vietnam kan leiden tot aanzienlijke boetes, wat het belang van strikte naleving van het vastgestelde juridische kader onderstreept. De overheid is vastbesloten om deze regels te handhaven om belastingtransparantie te behouden en fraude te bestrijden.

Boetes kunnen voortkomen uit verschillende overtredingen, waaronder:

• Het niet uitgeven van e-facturen: Bedrijven die niet van papieren naar elektronische facturen overstappen of geen e-facturen uitgeven voor transacties wanneer dit vereist is, lopen het risico op boetes.
• Onjuiste timing van factuuruitgifte: Besluit 70/2025/ND-CP wijzigt Artikel 9 van Besluit 123/2020/ND-CP, waarbij specifieke tijdlijnen voor factuuruitgifte worden vastgesteld. Bijvoorbeeld, facturen voor de verkoop van goederen worden uitgegeven wanneer het eigendom wordt overgedragen, ongeacht betaling, en voor diensten, wanneer de dienst is voltooid. Overtredingen van deze tijdlijnen kunnen boetes met zich meebrengen.
• Gebruik van onjuiste e-factuurtypen: Het uitgeven van een niet-geauthenticeerde e-factuur wanneer een geauthenticeerde vereist is, of vice versa, zonder de juiste toestemming, kan leiden tot boetes.
• Niet-oplopende facturen: Facturen moeten in een opeenvolgende volgorde worden uitgegeven, en afwijkingen kunnen worden bestraft.
• Niet-ingediende e-factuurgegevens: Het niet verzenden van e-factuurgegevens naar de belastingautoriteiten, hetzij rechtstreeks of via een erkende serviceprovider, is een ernstige overtreding.
• Gebruik van frauduleuze of illegale facturen: Dit omvat het gebruik van vervalste facturen, facturen voor gesmokkeld goed, of die geassocieerd zijn met een hoog belastingrisico, wat kan leiden tot zware boetes.

Hoewel specifieke geldboetebedragen kunnen variëren op basis van de ernst en aard van de overtreding, zijn ze bedoeld om niet-naleving te ontmoedigen. Bijvoorbeeld, bedrijven kunnen administratieve boetes krijgen voor kleine overtredingen, terwijl ernstigere overtredingen, zoals het gebruik van frauduleuze facturen, kunnen leiden tot hogere boetes, schorsing van het gebruik van e-facturen, of zelfs strafrechtelijke aanklachten in extreme gevallen.

Om boetes te vermijden, moeten bedrijven:

1. Op de Hoogte Blijven: Regelmatig updates van de GDT over e-facturatieregels volgen, vooral met recente besluiten zoals Besluit 70/2025/ND-CP.
2. Robuuste Systemen Implementeren: Gebruik maken van GDT-goedgekeurde e-facturatiesoftware of serviceproviders die automatische naleving van opmaak-, inhouds- en rapportagevereisten waarborgen.
3. Interne Audits Uitvoeren: Periodiek de e-facturatieprocessen beoordelen om eventuele nalevingshiaten te identificeren en te verhelpen.
4. Personeel Opleiden: Zorg ervoor dat al het relevante personeel goed op de hoogte is van de nieuwste e-facturatieprocedures en -vereisten.

Proactieve naleving en een duidelijk begrip van de regels zijn de beste preventieve maatregelen tegen handhavingsacties.

Veelgestelde Vragen over Facturen in Vietnam

• Wat zijn de boetes voor niet-naleving van e-facturatieregels in Vietnam?

  Boetes voor niet-naleving van e-facturatieregels in Vietnam kunnen onder andere boetes omvatten voor het niet uitgeven van e-facturen wanneer dit vereist is, het uitgeven van facturen in een niet-oplopende volgorde, of het gebruik van niet-goedgekeurde factuurtypen. Ernstigere overtredingen, zoals het gebruik van frauduleuze facturen, kunnen leiden tot hogere boetes, schorsing van factureringsprivileges, of zelfs strafrechtelijke aanklachten. Het is cruciaal voor bedrijven om op de hoogte en compliant te blijven om deze boetes te vermijden.

• Kan ik elke e-facturatieserviceprovider in Vietnam gebruiken?

  In Vietnam moeten bedrijven e-facturatieserviceproviders gebruiken die zijn erkend door de Algemene Belastingdienst (GDT). Deze providers zorgen ervoor dat de e-facturatiesoftware voldoet aan de Vietnamese regelgeving, inclusief gegevensformaat, inhoudseisen en rapportageprocedures. Bedrijven moeten de accreditatiestatus van een provider verifiëren voordat ze hun diensten inschakelen.

• Hoe zorgt Harvest voor de beveiliging van mijn financiële en klantgegevens?
  Harvest geeft prioriteit aan beveiliging door gebruik te maken van industriestandaard encryptie, veilige servers en regelmatige beveiligingsaudits om jouw financiële en klantgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.
• Zijn er beperkingen aan e-facturatiesystemen voor internationale transacties?

  E-facturatiesystemen kunnen beperkingen ondervinden bij het afhandelen van internationale transacties, zoals verschillende belastingjurisdicties, valutaconversies en naleving van diverse regelgeving. Bedrijven die zich bezighouden met internationale handel moeten ervoor zorgen dat hun e-factuuroplossingen zich kunnen aanpassen aan deze uitdagingen en voldoen aan de specifieke vereisten van elk betrokken land.

• Hoe kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun e-facturen voldoen aan de Vietnamese regelgeving?

  Om te zorgen voor naleving van de Vietnamese regelgeving, moeten bedrijven GDT-goedgekeurde e-facturatiesoftware gebruiken die automatisch voldoet aan de nieuwste wettelijke normen. Ze moeten ook regelmatig hun e-facturatieprocessen auditen, op de hoogte blijven van regelgevingwijzigingen, en ervoor zorgen dat alle verplichte factuurinformatie nauwkeurig is opgenomen. Het opleiden van personeel over deze vereisten kan verder helpen om naleving te behouden.