Envie Fatura no Vietnã

A Harvest se destaca em simplificar o processo de faturamento para empresas, embora não cubra regulamentações específicas de faturamento eletrônico do Vietnã.

Entendendo as Regulamentações de Faturamento Eletrônico no Vietnã

O Vietnã adotou a faturação eletrônica (e-faturação) como um pilar de sua modernização fiscal e agenda de transformação digital, tornando-a obrigatória para a maioria das empresas desde 1º de julho de 2022. O objetivo principal dessa mudança é aumentar a equidade e a transparência na tributação, reduzir fraudes, melhorar a eficiência da arrecadação de impostos e obter supervisão em tempo real das transações ao transitar de faturas em papel para eletrônicas.

A jornada em direção à faturação eletrônica obrigatória começou com o Decreto 119/2018, que inicialmente visava a adoção em todo o país até 1º de novembro de 2020. No entanto, para permitir que as empresas tivessem mais tempo de preparação e se alinhassem à nova Lei de Administração Tributária, o Decreto 123/2020/ND-CP adiou a obrigatoriedade para 1º de julho de 2022. Este decreto, juntamente com a Circular 78/2021/TT-BTC emitida pelo Ministério das Finanças, estabeleceu as diretrizes fundamentais para a implementação da e-faturação.

Atualizações legislativas recentes, particularmente o Decreto No. 70/2025/ND-CP (que altera o Decreto 123) e a Circular No. 32/2025/TT-BTC (que substitui a Circular 78), com vigência a partir de 1º de junho de 2025, refinam ainda mais a estrutura da e-faturação. Essas atualizações visam melhorar a clareza, alinhar-se à Lei do IVA alterada, aumentar a eficiência da administração tributária e se adaptar ao uso crescente de e-faturas e transações digitais. As principais mudanças incluem a ampliação do escopo para fornecedores estrangeiros em comércio eletrônico e plataformas digitais, e a exigência de que empresas de alta receita e voltadas para o consumidor integrem sistemas de Ponto de Venda (POS) com a plataforma de e-fatura para transmissão de dados em tempo real. As empresas podem se manter atualizadas verificando regularmente os anúncios da Administração Geral de Tributação (GDT) e consultando provedores de serviços de e-faturação credenciados.

Tipos de E-Faturas e Suas Aplicações

No Vietnã, as e-faturas são principalmente categorizadas em dois tipos principais com base em seu status de autenticação: e-faturas autenticadas e e-faturas não autenticadas. Compreender essas distinções é crucial para as empresas garantirem conformidade.

• E-Fatura Autenticada: Este tipo de e-fatura recebe um código de autenticação único pela autoridade fiscal (Administração Geral de Tributação - GDT) antes de ser enviada ao comprador pelo vendedor. Essas faturas são normalmente utilizadas pela maioria das empresas e organizações econômicas ao vender bens ou prestar serviços, independentemente do valor da transação, a menos que especificamente isentas. O código da GDT atua como um mecanismo de verificação, confirmando a legitimidade e integridade da fatura.
• E-Fatura Não Autenticada: Essas e-faturas são enviadas diretamente ao comprador pelo vendedor sem autenticação prévia da autoridade fiscal. Certas empresas em setores regulamentados ou aquelas com controles internos robustos podem ser autorizadas a emitir e-faturas não autenticadas. No entanto, mesmo essas faturas ainda devem ser relatadas à GDT, seja de forma assíncrona após a emissão ou periodicamente junto com as declarações de IVA. A aprovação da autoridade fiscal é necessária para que as empresas emitam faturas sem o código da GDT.

Além dessas duas categorias principais, as e-faturas também têm várias aplicações dependendo do propósito de uso, conforme descrito no Decreto 123 (alterado pelo Decreto 70). Isso inclui:

• E-Faturas de IVA: Usadas para transações onde o método de dedução do IVA é aplicado, como bens/serviços domésticos, transporte internacional e exportações. Isso agora também abrange serviços de comércio eletrônico e plataformas digitais fornecidos por fornecedores estrangeiros sem um estabelecimento permanente no Vietnã.
• E-Faturas de Vendas: Aplicáveis a empresas que utilizam o método de IVA direto ou para transações específicas, como vendas de bens públicos.
• E-Faturas geradas por caixas registradoras POS: Com o Decreto 70/2025/ND-CP, o uso de e-faturas geradas por caixas registradoras é obrigatório para empresas nos setores de varejo, hospitalidade, catering, serviços alimentícios e serviços pessoais, desde que sua receita anual exceda VND 1 bilhão. Essas caixas registradoras devem estar eletronicamente conectadas ao sistema da GDT para transmissão de dados em tempo real. Para essas e-faturas específicas, assinaturas digitais são opcionais, não obrigatórias.

Todas as e-faturas, independentemente do tipo, devem ser emitidas em formato XML e incluir uma assinatura digital (exceto para faturas geradas por POS) para garantir autenticidade e integridade.

Guia Passo a Passo para Registro de E-Faturas

Registrar-se para faturamento eletrônico no Vietnã envolve um processo estruturado através da Administração Geral de Tributação (GDT) para garantir conformidade. Todas as empresas devem se registrar no site da GDT e obter aprovação antes de poderem emitir legalmente faturas eletrônicas.

Aqui está um passo a passo detalhado:

• Determine os Tipos de Documentos e Método de Emissão: Antes de iniciar o registro, as empresas devem decidir quais tipos de documentos de e-fatura precisam emitir (por exemplo, autenticadas ou não autenticadas) e selecionar um método de emissão. As opções incluem integração direta via API, uso de um provedor de serviços credenciado ou upload manual de faturas XML no portal da GDT.
• Prepare o Formulário de Registro: As empresas devem preparar o formulário de registro para uso de e-faturas, normalmente o Formulário No. 01/DKTD-HDDT, encontrado no Apêndice IA do decreto relevante. Este formulário requer informações específicas, incluindo o tipo de fatura escolhido (com ou sem o código de autenticação da autoridade fiscal), um endereço de e-mail ativo para notificações da GDT e outros detalhes relacionados.
• Obtenha uma Assinatura Digital: Uma assinatura digital válida é obrigatória para a maioria das e-faturas no Vietnã (exceto para aquelas geradas por POS) para garantir autenticidade e integridade. As empresas precisam obter isso de um provedor aprovado pela GDT. Provedores de serviços credenciados locais costumam ajudar com essa aquisição e o processo de registro geral.
• Envie a Solicitação para a GDT: O formulário de registro preenchido, juntamente com uma decisão sobre a solicitação e um modelo de e-fatura, deve ser enviado à GDT. Isso pode frequentemente ser feito através de um provedor de serviços de e-faturação.
• Avaliação e Aprovação da GDT: Após receber a solicitação, espera-se que as autoridades fiscais a avaliem e forneçam um aviso eletrônico de aprovação ou recusa, normalmente dentro de um dia útil. Uma vez aprovado, a empresa está oficialmente autorizada a emitir faturas eletrônicas.

Desafios comuns durante o registro podem incluir garantir que toda a documentação esteja corretamente preparada e entender as nuances dos diferentes tipos de e-faturas. Fazer parceria com um provedor de serviços de e-faturação experiente pode agilizar significativamente esse processo e ajudar a superar possíveis obstáculos.

Conteúdo Obrigatório e Conformidade para E-Faturas

Garantir que as e-faturas contenham todas as informações obrigatórias e atendam aos padrões vietnamitas é crítico para conformidade e evitar penalidades. A Administração Geral de Tributação (GDT) exige requisitos específicos de conteúdo para manter a transparência e facilitar a administração tributária.

De acordo com o Artigo 10 do Decreto 123, alterado pelo Decreto 70, uma e-fatura elegível deve conter as seguintes informações:

• Nome da e-fatura e número de série: Identificando claramente o tipo de documento e sua série.
• Número da e-fatura: Um identificador único para cada fatura.
• Informações do Vendedor: Incluindo nome, endereço e número do código tributário do vendedor.
• Informações do Comprador: Incluindo nome, endereço e número do código tributário do comprador. Para transações B2C, se solicitado pelo comprador, seu número de identificação pessoal ou número de telefone também pode ser incluído.
• Assinatura Eletrônica: Uma assinatura digital do vendedor é obrigatória para a maioria das e-faturas para garantir sua integridade e autenticidade. Para faturas geradas por POS, assinaturas digitais são opcionais.
• Data de Emissão: A data em que a e-fatura é emitida.
• Data da Assinatura: A data em que a e-fatura é assinada.
• Informações do Provedor de E-Fatura: Nome e código tributário do provedor de serviços de e-fatura, se aplicável.
• Detalhes da Transação: Uma descrição clara dos bens ou serviços, incluindo preço unitário, quantidade e preço de pagamento. Casos específicos têm requisitos adicionais; por exemplo, faturas de serviços de alimentos e bebidas devem mostrar os itens, e faturas de serviços de transporte devem incluir o número da placa do veículo e detalhes da viagem.

O formato mandatório para dados de e-fatura no Vietnã é XML. Essa padronização garante a troca de dados consistente com as autoridades fiscais. As empresas devem extrair e transmitir dados de e-fatura nesse formato. As melhores práticas para manter a conformidade incluem verificar regularmente se todos os campos obrigatórios estão preenchidos corretamente, garantir que as assinaturas digitais sejam válidas e atuais, e utilizar software ou provedores de serviços de e-faturação aprovados pela GDT que atendam automaticamente aos mais recentes padrões técnicos e legais. As faturas eletrônicas também devem ser armazenadas de forma segura por um período de 10 anos.

Penalidades e Aplicação por Não Conformidade

A não conformidade com as regulamentações de e-faturação do Vietnã pode levar a penalidades significativas, ressaltando a importância da adesão rigorosa ao quadro legal estabelecido. O governo está comprometido em aplicar essas regulamentações para manter a transparência fiscal e combater fraudes.

As penalidades podem surgir de várias violações, incluindo:

• Falha em emitir e-faturas: Empresas que não fazem a transição de faturas em papel para eletrônicas ou falham em emitir e-faturas para transações quando exigido enfrentam multas.
• Momento incorreto da emissão da fatura: O Decreto 70/2025/ND-CP altera o Artigo 9 do Decreto 123/2020/ND-CP, estabelecendo prazos específicos para a emissão de faturas. Por exemplo, faturas para vendas de bens são emitidas quando a propriedade é transferida, independentemente do pagamento, e para serviços, quando o serviço é concluído. Violações desses prazos podem incorrer em penalidades.
• Uso de tipos de e-fatura incorretos: Emitir uma e-fatura não autenticada quando uma autenticada é exigida, ou vice-versa, sem a devida autorização, pode levar a multas.
• Faturas não sequenciais: As faturas devem ser emitidas em uma ordem sequencial, e desvios podem ser penalizados.
• Dados de e-fatura não enviados: A falha em transmitir dados de e-fatura para as autoridades fiscais, seja diretamente ou através de um provedor de serviços autorizado, é uma violação séria.
• Uso de faturas fraudulentas ou ilegais: Isso inclui o uso de faturas falsas, faturas para bens contrabandeados ou aquelas associadas a alto risco fiscal, que podem resultar em penalidades severas.

Embora as taxas de penalidade monetária específicas possam variar com base na gravidade e natureza da violação, elas são projetadas para desencorajar a não conformidade. Por exemplo, as empresas podem enfrentar multas administrativas por infrações menores, enquanto ofensas mais sérias, como o uso de faturas fraudulentas, podem levar a multas mais altas, suspensão do uso de e-faturas ou até mesmo acusações criminais em casos extremos.

Para evitar penalidades, as empresas devem:

1. Manter-se Informadas: Monitorar regularmente atualizações da GDT sobre regulamentações de e-faturação, especialmente com decretos recentes como o Decreto 70/2025/ND-CP.
2. Implementar Sistemas Robustos: Utilizar software de e-faturação aprovado pela GDT ou provedores de serviços que garantam conformidade automática com requisitos de formatação, conteúdo e relatórios.
3. Realizar Auditorias Internas: Revisar periodicamente os processos de e-faturação para identificar e corrigir quaisquer lacunas de conformidade potenciais.
4. Treinar Funcionários: Garantir que todo o pessoal relevante esteja bem informado sobre os mais recentes procedimentos e requisitos de e-faturação.

A conformidade proativa e uma compreensão clara das regulamentações são as melhores medidas preventivas contra ações de aplicação.

Perguntas Frequentes sobre Envio de Faturas no Vietnã

• Quais são as penalidades por não conformidade com as regulamentações de e-faturação no Vietnã?

  As penalidades por não conformidade com as regulamentações de e-faturação no Vietnã podem incluir multas por falhar em emitir e-faturas quando exigido, emitir faturas em uma ordem não sequencial ou usar tipos de faturas não autorizados. Violações mais sérias, como o uso de faturas fraudulentas, podem resultar em multas mais altas, suspensão de privilégios de faturamento ou até mesmo acusações criminais. É crucial que as empresas se mantenham informadas e em conformidade para evitar essas penalidades.

• Posso usar qualquer provedor de serviços de e-faturação no Vietnã?

  No Vietnã, as empresas devem usar provedores de serviços de e-faturação que sejam credenciados pela Administração Geral de Tributação (GDT). Esses provedores garantem que o software de e-faturação esteja em conformidade com as regulamentações vietnamitas, incluindo formato de dados, requisitos de conteúdo e procedimentos de relatórios. As empresas devem verificar o status de credenciamento de um provedor antes de contratar seus serviços.

• Como a Harvest garante a segurança dos meus dados financeiros e de clientes?
  A Harvest prioriza a segurança empregando criptografia padrão da indústria, servidores seguros e auditorias de segurança regulares para proteger seus dados financeiros e de clientes contra acesso não autorizado.
• Existem limitações nos sistemas de e-faturação para transações internacionais?

  Sistemas de e-faturação podem enfrentar limitações ao lidar com transações internacionais, como diferentes jurisdições fiscais, conversões de moeda e conformidade com diversos padrões regulatórios. Empresas envolvidas em comércio internacional devem garantir que suas soluções de e-faturação possam se adaptar a esses desafios e cumprir os requisitos específicos de cada país envolvido.

• Como as empresas podem garantir que suas e-faturas estejam em conformidade com as regulamentações vietnamitas?

  Para garantir conformidade com as regulamentações vietnamitas, as empresas devem usar software de e-faturação aprovado pela GDT que atenda automaticamente aos mais recentes padrões legais. Elas também devem auditar regularmente seus processos de e-faturação, manter-se atualizadas sobre mudanças regulatórias e garantir que todas as informações obrigatórias da fatura estejam incluídas com precisão. Treinar a equipe sobre esses requisitos pode ajudar ainda mais a manter a conformidade.