Rechnung in Portugal senden

Harvest bietet umfassende Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen, einschließlich der Einhaltung europäischer Standards wie UBL und Peppol, was es zu einem wertvollen Werkzeug für Unternehmen in Portugal macht.

Verständnis der Rechnungslegungsbestimmungen in Portugal

In Portugal wird die Rechnungsstellung durch ein robustes rechtliches Rahmenwerk geregelt, das darauf abzielt, die Steuerverwaltung zu verbessern und Steuerhinterziehung zu bekämpfen. Dies basiert hauptsächlich auf dem portugiesischen Mehrwertsteuergesetz (Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado – CIVA) und dem Decreto-Lei n.º 28/2019. Artikel 36 des CIVA schreibt vor, dass für alle Lieferungen von Waren und Dienstleistungen, einschließlich Exporte und innergemeinschaftliche Lieferungen, sowie für Vorauszahlungen eine Rechnung ausgestellt werden muss. Das rechtliche Rahmenwerk stellt sicher, dass elektronische Rechnungen den gleichen rechtlichen Status wie Papier Rechnungen haben, sofern sie die Anforderungen an Authentizität und Integrität erfüllen.

Um compliant zu sein, müssen Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören der Name, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer (NIF) Ihres Unternehmens sowie die gleichen Angaben für Ihren Kunden. Entscheidend ist, dass jede Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, das Fälligkeitsdatum, eine detaillierte Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, den Gesamtbetrag und die anwendbaren Mehrwertsteuersätze enthalten muss. Darüber hinaus müssen alle Rechnungen, ob Papier oder elektronisch, einen eindeutigen Dokumentencode (ATCUD) und einen QR-Code enthalten, der von AT-zertifizierter Software generiert wird, um Rückverfolgbarkeit und Authentizität zu gewährleisten.

Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu erheblichen Strafen führen. Beispielsweise kann das Versäumnis, eine rechtlich konforme Rechnung auszustellen oder eine Rechnung ohne die erforderlichen Angaben auszustellen, zu Geldstrafen von 150 € bis zu 3.750 € pro Verstoß führen. Die Verwendung nicht zertifizierter Rechnungssoftware kann sogar noch höhere Strafen nach sich ziehen, von etwa 3.000 € bis zu 18.750 €. Darüber hinaus können verspätete oder fehlende SAF-T (Standard Audit File for Tax)-Einreichungen ebenfalls Strafen auslösen.

Wesentliche Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung, oder E-Rechnung, in Portugal bezieht sich auf die Ausstellung, Übertragung, den Empfang und die Speicherung von Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Datenformat, das eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieser digitale Wandel bietet Unternehmen mehrere überzeugende Vorteile, darunter eine verbesserte Einhaltung der portugiesischen Steuervorschriften, erhebliche Kosteneinsparungen bei Druck und Speicherung sowie eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen, was zu einer schnelleren Überprüfung, Genehmigung und Zahlung führt. E-Rechnungen verbessern auch die Sicherheit, indem sie das Betrugsrisiko durch Funktionen wie qualifizierte elektronische Signaturen (QES) und AT-zertifizierte Anwendungen minimieren und die Prüfung und Steuerberichterstattung mit SAF-T-Dateien erleichtern.

Obwohl B2B (Business-to-Business) und B2C (Business-to-Consumer) E-Rechnungen in Portugal noch nicht universell verpflichtend sind, müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen die Rechnungsdaten für alle Transaktionen elektronisch an die Steuerbehörde (AT) übermitteln, selbst wenn die Rechnung selbst ein Papier- oder PDF-Dokument ist. Dies geschieht über zertifizierte Rechnungssoftware, die jeder Rechnung einen ATCUD und einen QR-Code zuweist und die Einzelheiten über SAF-T-Dateien meldet. Für B2G (Business-to-Government)-Transaktionen ist die elektronische Rechnungsstellung in einem strukturierten elektronischen Format für alle Lieferanten des öffentlichen Sektors verpflichtend.

Die Implementierung der E-Rechnung umfasst einen klaren Workflow:

• Verwenden Sie AT-zertifizierte Software: Alle Rechnungen müssen mit Software erstellt werden, die von der portugiesischen Steuerbehörde (AT) zertifiziert ist.
• Sicherstellen, dass das Format korrekt ist: Für B2G-Transaktionen müssen Rechnungen im CIUS-PT-Format (UBL 2.1 oder CEFACT) vorliegen, das den europäischen E-Rechnungsstandard EN16931 erfüllt.
• Pflichtangaben einfügen: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen, wie der ATCUD (eindeutiger Dokumentencode) und der QR-Code, vorhanden sind.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES) anwenden: Während einfache PDFs bis zum 31. Dezember 2026 als elektronische Rechnungen für B2B/B2C akzeptiert werden, wird eine QES ab dem 1. Januar 2027 für alle nicht-EDI elektronischen Rechnungen, einschließlich PDFs, erforderlich sein, um die rechtliche Gültigkeit und Integrität sicherzustellen.
• Rechnungen übermitteln: Für B2G werden Rechnungen typischerweise über die FE-AP-Plattform der Regierung gesendet. Für B2B sind verschiedene Kanäle mit einer End-to-End SAF-T-Prüffunktion akzeptabel.

Qualifizierte elektronische Signaturen: Ein Schlüsselkomponente

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist ein entscheidendes Element in der digitalen Rechnungslandschaft Portugals und dient als hochsichere digitale Signatur, die die Authentizität und Integrität eines elektronischen Dokuments bestätigt. Sie wird von einer privaten, akkreditierten Stelle erstellt und ist rechtlich anerkannt, um die Identität des Unternehmens, das ein unterzeichnetes Dokument ausstellt, zu überprüfen. Dies stellt sicher, dass die elektronische Rechnung nach der Ausstellung unverändert bleibt und der Aussteller eindeutig identifiziert werden kann, was eine robuste Sicherheit und Vertrauen in digitale Transaktionen bietet.

Obwohl die Suchergebnisse keine genauen Schritte zur Erwerbung einer QES angeben, wird sie in der Regel von einem zertifizierten Vertrauensdienstanbieter erworben, der akkreditiert ist, um solche Signaturen gemäß den EU-Vorschriften (eIDAS-Verordnung) auszustellen. Unternehmen müssen sich mit diesen Anbietern in Verbindung setzen, um einen Identitätsprüfungsprozess durchzuführen und das erforderliche digitale Zertifikat zu erhalten.

Die Bedeutung elektronischer Signaturen für die Compliance kann nicht genug betont werden. Für B2G-E-Rechnungen ist eine digitale Signatur eine zwingende Voraussetzung, um die Authentizität sicherzustellen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle PDF-Rechnungen, einschließlich derjenigen für B2B- und B2C-Transaktionen, eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) enthalten, um als rechtlich gültige elektronische Dokumente anerkannt zu werden. Diese bevorstehende Vorgabe unterstreicht die entscheidende Rolle, die QES bei der Sicherstellung der rechtlichen Gültigkeit und Integrität nahezu aller elektronischen Rechnungen in Portugal spielen wird.

Navigieren der B2G-Rechnungsanforderungen

In Portugal hat die Rechnungsstellung von Unternehmen an die Regierung (B2G) spezifische und verpflichtende Anforderungen, die das Engagement des Landes zur Digitalisierung der öffentlichen Beschaffung widerspiegeln. Seit dem 1. Januar 2024 sind alle Lieferanten des portugiesischen öffentlichen Sektors, einschließlich kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) und Kleinstunternehmen, verpflichtet, E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen. Große Unternehmen unterliegen dieser Vorgabe bereits seit Januar 2021. Die öffentlichen Verwaltungen sind seit April 2019 verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Die akzeptierten Formate für B2G-E-Rechnungen sind CIUS-PT (XML), CEFACT CIUS-PT oder Peppol BIS 3.0. CIUS-PT ist die nationale Anpassung Portugals an den europäischen Standard EN 16931, die die Interoperabilität zwischen den EU-Systemen gewährleistet. Diese XML-basierten Formate sind entscheidend für die maschinelle Lesbarkeit und automatisierte Verarbeitung. Das Peppol-Netzwerk spielt eine bedeutende Rolle bei B2G-Rechnungen, wobei eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública), die portugiesische öffentliche Dienstleistungseinheit, als Peppol-Behörde fungiert. Das bedeutet, dass Lieferanten einen Peppol-Zugangspunkt nutzen können, um Rechnungen an Regierungsstellen zu übermitteln.

Die Einreichungsverfahren für Regierungsrechnungen erfolgen typischerweise über die zentralisierte FE-AP-Plattform der Regierung, die von eSPap verwaltet wird. Lieferanten können Rechnungen nach einem Registrierungsprozess über WebServices oder AS2-Protokolle senden. Für Unternehmen, die jährlich weniger als 250 Rechnungen ausstellen, steht eine manuelle Upload-Option über das FE-AP-Mikroportal zur Verfügung. Es ist wichtig, dass Lieferanten die spezifischen Übermittlungsanforderungen mit den einzelnen öffentlichen Stellen überprüfen, da einige möglicherweise Drittanbieterportale oder direkte EDI-Verbindungen nutzen.

Zukünftige Trends und Änderungen in den Rechnungslegungsbestimmungen

Die Rechnungslandschaft in Portugal entwickelt sich ständig weiter, mit mehreren bedeutenden regulatorischen Änderungen, auf die sich Unternehmen vorbereiten sollten. Eine wichtige bevorstehende Änderung ist die verpflichtende Anforderung einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) für alle PDF-Rechnungen. Während einfache PDF-Rechnungen derzeit bis zum 31. Dezember 2026 als elektronische Rechnungen für B2B- und B2C-Transaktionen akzeptiert werden, wird sich dies ab dem 1. Januar 2027 ändern, wenn eine QES für ihre rechtliche Gültigkeit unerlässlich wird. Dieser Schritt zielt darauf ab, die Sicherheit, Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit digitaler Rechnungen weiter zu verbessern.

Eine weitere wichtige Entwicklung ist die verpflichtende Einreichung der SAF-T (Standard Audit File for Tax) Buchhaltungsdatei. Während monatliche SAF-T-Rechnungs (SAF-T PT)-Einreichungen bereits bis zum 5. Tag des Folgemonats für Verkaufsrechnungen, Transportdokumente und Barquittungen erforderlich sind, wird die vollständige SAF-T-Buchhaltungsdatei für das Steuerjahr 2027 verpflichtend, mit der tatsächlichen Einreichung im Jahr 2028. Dies wird der Steuerbehörde umfassendere Finanzunterlagen zur Verfügung stellen, die Prüfungen erleichtern und die Transparenz verbessern.

Diese Änderungen werden insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) betreffen. Während große Unternehmen bereits seit 2021 den B2G-E-Rechnungsanforderungen unterliegen, sind KMU und Kleinstunternehmen ab dem 1. Januar 2026 verpflichtet, den B2G-E-Rechnungsanforderungen nachzukommen. Portugal passt seine Systeme auch aktiv an die EU-Initiative „USt im digitalen Zeitalter“ (ViDA) an, die bis 2028–2030 weitere Reformen der E-Rechnungs- und E-Berichterstattungsrahmen erwartet, mit dem Ziel einer nahezu Echtzeit-Digitalberichterstattung.

Um sich auf diese bevorstehenden Vorschriften vorzubereiten, sollten Unternehmen:

• In zertifizierte Rechnungssoftware investieren: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software auf dem neuesten Stand ist und in der Lage ist, Rechnungen mit ATCUD, QR-Codes und qualifizierten elektronischen Signaturen zu erstellen.
• Planen Sie die Implementierung der QES: Beginnen Sie den Prozess zur Beschaffung und Integration qualifizierter elektronischer Signaturen in Ihren Rechnungsworkflow lange vor der Frist am 1. Januar 2027.
• Bereiten Sie sich auf die SAF-T-Buchhaltung vor: Verstehen Sie die Anforderungen für die vollständige SAF-T-Buchhaltungsdatei und stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssysteme diese Daten für das Steuerjahr 2027 generieren können.
• Informiert bleiben: Überwachen Sie kontinuierlich die Updates von der Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) und eSPap, um mit den sich entwickelnden Vorgaben compliant zu bleiben.

Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsstellung in Portugal

• Was sind die Anforderungen an die E-Rechnung für B2G-Transaktionen in Portugal?

  Harvest unterstützt die Erstellung von UBL-E-Rechnungen, die für B2G-Transaktionen in Portugal verwendet werden können und über ein externes Peppol-Gateway gesendet werden können.

• Wie kann ich sicherstellen, dass meine Rechnungssoftware den portugiesischen Vorschriften entspricht?

  Harvest kann E-Rechnungen erstellen, die den Anforderungen zertifizierter Netzwerke, wie Peppol, für die Ausstellung elektronischer Rechnungen entsprechen.

• Welche Unterstützungsoptionen stehen zur Verfügung, wenn ich Hilfe bei der Nutzung von Harvest benötige?
  Harvest bietet mehrere Unterstützungsoptionen, darunter ein umfassendes Hilfezentrum, E-Mail-Support und einen Live-Chat während der Geschäftszeiten, um sicherzustellen, dass Sie die benötigte Unterstützung erhalten.
• Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur und warum ist sie für Rechnungen in Portugal wichtig?

  Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine sichere digitale Signatur, die die Authentizität und Integrität eines elektronischen Dokuments bestätigt. Sie wird in der gesamten EU rechtlich anerkannt, um die Identität des Ausstellers des Dokuments zu überprüfen und sicherzustellen, dass das Dokument nach der Unterzeichnung unverändert bleibt. In Portugal ist die QES entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften zur E-Rechnung, insbesondere für B2G-Transaktionen, bei denen sichergestellt wird, dass Rechnungen rechtlich gültig und vertrauenswürdig sind.

• Gibt es Einschränkungen bei der Verwendung elektronischer Rechnungen für alle Transaktionsarten in Portugal?

  Obwohl elektronische Rechnungen viele Vorteile bieten, gibt es einige Einschränkungen. Nicht alle Unternehmen sind möglicherweise technologisch bereit, die E-Rechnung vollständig umzusetzen, und es können anfängliche Kosten für die Aktualisierung der Systeme zur Einhaltung der Standards anfallen. Darüber hinaus können bis zur vollständigen Umsetzung bestimmter Vorgaben weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen für B2B- und B2C-Transaktionen verwendet werden, was bedeutet, dass nicht alle Transaktionen bereits elektronisch durchgeführt werden müssen.