Factura por Correo Electrónico para Israel

Harvest simplifica la facturación convirtiendo el tiempo y los gastos registrados en facturas profesionales, aunque no aborda específicamente las regulaciones de facturación electrónica de Israel.

Entendiendo las Regulaciones de Facturación Electrónica en Israel

Las regulaciones de facturación electrónica en Israel, impulsadas principalmente por la Autoridad Fiscal de Israel (ITA), exigen un modelo de Control de Transacciones Continuo (CTC) basado en la autorización para transacciones específicas de negocio a negocio (B2B). Esta iniciativa, parte de la Ley de Eficiencia Económica de 2023, busca reducir la evasión fiscal al obtener visibilidad en tiempo real de las transacciones comerciales. El requisito legal para enviar facturas electrónicas se aplica a transacciones B2B nacionales entre contribuyentes registrados en el IVA, mientras que las transacciones de negocio a gobierno (B2G), de negocio a consumidor (B2C) y transacciones transfronterizas están actualmente exentas de estos requisitos obligatorios.

Los umbrales de cumplimiento obligatorios para la facturación electrónica se están introduciendo de manera gradual, basándose en el monto de la factura sin incluir el IVA. La fase inicial comenzó el 5 de mayo de 2024, para facturas que superen los 25,000 Nuevos Shekels Israelíes (NIS). Estos umbrales se reducirán progresivamente:

• 1 de enero de 2025: Obligatorio para facturas superiores a 20,000 NIS.
• 1 de enero de 2026: Obligatorio para facturas superiores a 10,000 NIS.
• 1 de junio de 2026: Obligatorio para facturas superiores a 5,000 NIS.

Las empresas pueden utilizar voluntariamente el sistema de facturación electrónica para montos menores.

El Proceso de Facturación Electrónica en Israel

El proceso de facturación electrónica en Israel opera bajo un modelo de autorización en tiempo real, donde las facturas deben ser aprobadas por la Autoridad Fiscal de Israel (ITA) antes de ser consideradas válidas para la deducción del IVA. Este modelo de Control de Transacciones Continuo (CTC) asegura que la autoridad fiscal tenga visibilidad inmediata de las transacciones económicas reportadas. El flujo de trabajo práctico para las empresas implica varios pasos clave:

1. Generación de Factura: El emisor (proveedor) genera una factura B2B utilizando su sistema ERP o de facturación, asegurándose de que se incluyan todos los detalles obligatorios.
2. Transmisión de Datos a la ITA: Los datos clave de la factura, como la fecha de la transacción, el número de factura, los montos y los identificadores fiscales, se transmiten en un formato JSON estructurado a la plataforma SHAAM de la ITA en tiempo real a través de una API o portal web.
3. Validación y Número de Asignación: La plataforma de la ITA recibe y verifica automáticamente los datos enviados. Si son correctos, la autoridad asigna un identificador único, conocido como "número de asignación" (מספר הקצאה), a la factura. Este número de 9 dígitos es crucial para el cumplimiento del IVA.
4. Recepción de Aprobación: Una vez validada, la factura, que ahora lleva su número de asignación único, se devuelve electrónicamente al emisor.
5. Entrega al Cliente: El emisor luego incorpora el número de asignación en el documento final de la factura y lo transmite al comprador. Solo las facturas con un número de asignación válido son reconocidas legalmente para fines de deducción del IVA por el destinatario.
6. Verificación por el Destinatario: Al recibir la factura, el comprador puede verificar su autenticidad y validez comprobando el número de asignación, a menudo a través del portal de la ITA.

Requisitos Técnicos para Facturas Electrónicas

El cumplimiento de las regulaciones de facturación electrónica de Israel requiere adherirse a requisitos técnicos específicos, centrándose principalmente en el formato de datos, autenticidad y mantenimiento seguro de registros. Para la presentación de datos de facturas a la Autoridad Fiscal de Israel (ITA) para validación y asignación de número, el formato JSON estructurado (JavaScript Object Notation) es obligatorio. Esto asegura que la información clave de la factura se transmita y procese de manera consistente por la plataforma SHAAM de la ITA. Aunque se requiere JSON para la presentación a la ITA, la factura electrónica final entregada al cliente puede estar en otros formatos como PDF o XML, siempre que incluya el número de asignación asignado por la ITA.

En cuanto a las firmas digitales, las regulaciones israelíes se basan principalmente en el control centralizado de la ITA y el número de asignación como mecanismo de autenticidad para el proceso de autorización en sí, lo que significa que no se requiere explícitamente una firma digital para que una factura obtenga validez legal bajo este nuevo esquema. Sin embargo, para "documentos computarizados" o para garantizar la integridad y autenticidad de la factura electrónica intercambiada directamente entre las partes comerciales (por ejemplo, una factura PDF enviada por correo electrónico), puede ser necesaria una firma digital segura.

Finalmente, el archivo y mantenimiento de registros robustos son críticos. Las empresas que utilizan la facturación electrónica deben asegurarse de que todos los documentos electrónicos se almacenen de manera segura en formato digital durante al menos 7 años a partir de la fecha de la factura. Este archivo digital debe mantener la legibilidad, seguridad e integridad de las facturas durante todo el período de retención para facilitar auditorías y cumplimiento legal.

Desafíos Comunes y Sanciones por Incumplimiento

Navegar por el panorama de la facturación electrónica en Israel puede presentar varios desafíos para las empresas, pero entender las posibles trampas e implementar estrategias proactivas puede asegurar un cumplimiento fluido. Uno de los desafíos más significativos es la integración de los sistemas ERP o contables existentes con la plataforma SHAAM de la Autoridad Fiscal de Israel (ITA), lo que requiere adaptar los procesos de facturación para acomodar la presentación de datos en tiempo real y la recuperación del número de asignación. Las empresas también enfrentan el desafío de verificar los números de asignación en las facturas entrantes de sus proveedores para asegurar su validez para deducciones de IVA. Además, la capacitación del personal es esencial para garantizar que los empleados comprendan los nuevos procedimientos y requisitos técnicos.

Las sanciones por no cumplir con las regulaciones de facturación electrónica de Israel son sustanciales, afectando principalmente al comprador. Si una empresa emite una factura B2B por encima del umbral obligatorio sin obtener un número de asignación válido, al comprador se le negará la capacidad de deducir el IVA de entrada en esa factura. Esto resulta directamente en pérdidas financieras para el comprador y puede afectar significativamente su flujo de caja y posición fiscal general. Las facturas rechazadas, debido a datos incorrectos o números de asignación faltantes, causan retrasos operativos y requieren reenvío, ralentizando los flujos de trabajo de facturación y potencialmente retrasando los pagos. Aunque actualmente no hay sanciones directas impuestas a los vendedores por no agregar números de asignación, se espera que esto cambie, y el incumplimiento sistemático podría llevar a un escrutinio de auditoría y dificultades en las relaciones comerciales.

Para superar estos desafíos de cumplimiento, las empresas deben:

• Evaluar sus sistemas actuales: Evaluar los sistemas ERP y de facturación existentes para compatibilidad e identificar actualizaciones o integraciones necesarias.
• Integrar software adecuado: Implementar soluciones de facturación electrónica que puedan automatizar la generación, presentación en tiempo real y validación de facturas con la ITA.
• Capacitar al personal: Proporcionar capacitación integral a los equipos de contabilidad, ventas y TI sobre los nuevos procesos de facturación electrónica, requisitos técnicos y la importancia de los números de asignación.
• Establecer un archivo robusto: Configurar procesos de archivo digital seguro para retener facturas electrónicas durante el período legalmente mandado de siete años.

Preguntas Frecuentes sobre Factura por Correo Electrónico para Israel

• ¿Cuáles son los requisitos legales para enviar facturas por correo electrónico en Israel?

  En Israel, los requisitos legales para enviar facturas por correo electrónico están principalmente regulados por la Autoridad Fiscal de Israel (ITA). Las facturas electrónicas deben enviarse para transacciones B2B entre contribuyentes registrados en el IVA, siguiendo el modelo de Control de Transacciones Continuo (CTC) basado en la autorización. Las facturas deben ser validadas por la ITA antes de que puedan ser utilizadas para la deducción del IVA. Las empresas deben adherirse a umbrales de cumplimiento por fases basados en los montos de las facturas, comenzando el 5 de mayo de 2024.

• ¿Puede el software de facturación por correo electrónico cumplir automáticamente con las regulaciones israelíes?

  El software de facturación por correo electrónico puede ayudar a agilizar el proceso de facturación, pero no garantiza el cumplimiento automático con las regulaciones israelíes. Las empresas deben asegurarse de que su software pueda manejar la presentación de datos en tiempo real a la Autoridad Fiscal de Israel, obtener números de asignación y gestionar los procesos de validación. El software por sí solo puede no abordar todos los requisitos técnicos y de procedimiento, por lo que pueden ser necesarias verificaciones e integraciones manuales.

• ¿Puedo acceder a Harvest desde diferentes dispositivos?
  Sí, Harvest es una aplicación basada en la nube que se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet, incluidos escritorios, laptops, tabletas y teléfonos inteligentes.
• ¿Qué formatos son aceptables para las facturas electrónicas en Israel?

  En Israel, el formato JSON estructurado es requerido para la presentación de datos de facturas a la Autoridad Fiscal de Israel para validación. Sin embargo, la factura electrónica final entregada al cliente puede estar en formatos como PDF o XML, siempre que incluya el número de asignación asignado por la ITA. Esta flexibilidad permite a las empresas utilizar varios formatos para la comunicación con los clientes mientras aseguran el cumplimiento de los requisitos regulatorios.

• ¿Cómo afecta el modelo de Control de Transacciones Continuo a la facturación electrónica en Israel?

  El modelo de Control de Transacciones Continuo (CTC) en Israel requiere que las facturas sean validadas por la Autoridad Fiscal de Israel (ITA) en tiempo real. Esto significa que todas las facturas electrónicas B2B deben ser presentadas a la ITA para su aprobación y recibir un número de asignación antes de que puedan ser reconocidas legalmente para la deducción del IVA. El modelo mejora la transparencia y previene la evasión fiscal al proporcionar a la ITA visibilidad inmediata de las transacciones económicas.