Envoyer une Facture au Portugal

Harvest fournit un support robuste pour créer et gérer des e-factures, y compris la conformité avec les normes européennes telles que UBL et Peppol, ce qui en fait un outil précieux pour les entreprises opérant au Portugal.

Comprendre les Réglementations de Facturation au Portugal

Au Portugal, la facturation est régie par un cadre légal robuste conçu pour améliorer l'administration fiscale et lutter contre l'évasion, principalement ancré dans la Loi sur la TVA portugaise (Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado – CIVA) et le Decreto-Lei n.º 28/2019. L'article 36 de la CIVA impose qu'une facture doit être émise pour toutes les fournitures de biens et de services, y compris les exportations et les fournitures intra-communautaires, ainsi que pour tout paiement anticipé. Le cadre légal garantit que les factures électroniques ont le même statut légal que les factures papier, à condition qu'elles respectent les exigences d'authenticité et d'intégrité.

Pour être conforme, les factures doivent contenir des informations obligatoires spécifiques. Cela inclut le nom de votre entreprise, l'adresse et le Numéro d'Identification Fiscale (NIF), ainsi que les mêmes détails pour votre client. Crucialement, chaque facture doit avoir un numéro de facture unique, la date d'émission, la date d'échéance, une description détaillée des biens ou services, le montant total dû et les taux de TVA applicables. De plus, toutes les factures, qu'elles soient papier ou électroniques, doivent inclure un code de document unique (ATCUD) et un code QR, générés par un logiciel certifié AT, pour garantir la traçabilité et l'authenticité.

Le non-respect de ces réglementations peut entraîner des pénalités significatives. Par exemple, le fait de ne pas émettre une facture légalement conforme, ou d'en émettre une qui manque d'informations requises, peut entraîner des amendes allant de 150 € à 3 750 € par infraction. L'utilisation de logiciels de facturation non certifiés peut entraîner des amendes encore plus sévères, allant d'environ 3 000 € à 18 750 €. De plus, les soumissions tardives ou manquantes de SAF-T (Fichier d'Audit Standard pour la Taxe) peuvent également déclencher des pénalités.

Essentiels de la Facturation Électronique

La facturation électronique, ou e-facturation, au Portugal fait référence à l'émission, la transmission, la réception et le stockage de factures dans un format de données électroniques structuré, permettant un traitement électronique automatique. Ce passage au numérique offre plusieurs avantages convaincants pour les entreprises, notamment une conformité améliorée avec les réglementations fiscales portugaises, des économies significatives sur l'impression et le stockage, et un traitement plus rapide des factures, conduisant à une vérification, une approbation et un paiement plus rapides. L'e-facturation améliore également la sécurité en minimisant le risque de fraude grâce à des fonctionnalités telles que les Signatures Électroniques Qualifiées (QES) et les applications certifiées AT, tout en facilitant l'audit et le reporting fiscal avec des fichiers SAF-T.

Bien que la facturation électronique B2B (Business-to-Business) et B2C (Business-to-Consumer) ne soit pas encore universellement obligatoire au Portugal, toutes les entreprises enregistrées à la TVA doivent transmettre électroniquement les données de facturation à l'autorité fiscale (AT) pour toutes les transactions, même si la facture elle-même est un document papier ou PDF. Cela se fait par le biais de logiciels de facturation certifiés qui attribuent un ATCUD et un code QR à chaque facture et rapportent les détails via des fichiers SAF-T. Pour les transactions B2G (Business-to-Government), la facturation électronique dans un format électronique structuré est obligatoire pour tous les fournisseurs du secteur public.

La mise en œuvre de l'e-facturation implique un flux de travail clair :

• Utilisez un logiciel certifié AT : Toutes les factures doivent être générées à l'aide d'un logiciel certifié par l'Autorité Fiscale Portugaise (AT).
• Assurez-vous du format correct : Pour les transactions B2G, les factures doivent être au format CIUS-PT (UBL 2.1 ou CEFACT), qui est conforme à la norme européenne de facturation électronique EN16931.
• Incluez les détails obligatoires : Assurez-vous que toutes les informations requises, telles que l'ATCUD (Code de Document Unique) et le code QR, sont présentes.
• Appliquez une Signature Électronique Qualifiée (QES) : Bien que des PDF simples soient acceptés comme factures électroniques pour B2B/B2C jusqu'au 31 décembre 2026, une QES sera obligatoire pour toutes les factures électroniques non-EDI, y compris les PDF, à partir du 1er janvier 2027, pour garantir la validité légale et l'intégrité.
• Transmettez les factures : Pour B2G, les factures sont généralement envoyées via la plateforme FE-AP du gouvernement. Pour B2B, divers canaux offrant une fonctionnalité d'audit SAF-T de bout en bout sont acceptables.

Signatures Électroniques Qualifiées : Un Élément Clé

Une Signature Électronique Qualifiée (SEQ) est un élément essentiel dans le paysage de la facturation numérique au Portugal, servant de signature numérique hautement sécurisée qui confirme l'authenticité et l'intégrité d'un document électronique. Elle est créée par une entité privée accréditée et est légalement reconnue pour vérifier l'identité de l'entreprise émettant un document signé. Cela garantit que la facture électronique reste inchangée après son émission et que l'émetteur peut être clairement identifié, offrant ainsi une couche robuste de sécurité et de confiance dans les transactions numériques.

Bien que les résultats de recherche ne détaillent pas les étapes exactes pour obtenir une SEQ, elle est généralement acquise auprès d'un fournisseur de services de confiance certifié, accrédité pour émettre de telles signatures conformément aux réglementations de l'UE (Règlement eIDAS). Les entreprises doivent collaborer avec ces fournisseurs pour passer par un processus de vérification d'identité et recevoir le certificat numérique nécessaire.

L'importance des signatures électroniques en matière de conformité ne peut être sous-estimée. Pour les factures électroniques B2G, une signature numérique est une exigence obligatoire pour garantir l'authenticité. À partir du 1er janvier 2027, toutes les factures PDF, y compris celles pour les transactions B2B et B2C, devront inclure une Signature Électronique Qualifiée (SEQ) pour être considérées comme des documents électroniques légalement valides. Ce mandat à venir souligne le rôle critique que la SEQ jouera pour garantir la validité légale et l'intégrité de pratiquement toutes les factures électroniques au Portugal.

Exigences de Facturation B2G

Au Portugal, la facturation Business-to-Government (B2G) a des exigences spécifiques et obligatoires, reflétant l'engagement du pays à numériser les marchés publics. Depuis le 1er janvier 2024, tous les fournisseurs du secteur public portugais, y compris les Petites et Moyennes Entreprises (PME) et les micro-entreprises, sont tenus d'émettre des factures électroniques dans un format électronique structuré. Les grandes entreprises sont soumises à ce mandat depuis janvier 2021. Les administrations publiques, quant à elles, sont obligées de recevoir et de traiter les factures électroniques depuis avril 2019.

Les formats acceptés pour les factures électroniques B2G sont CIUS-PT (XML), CEFACT CIUS-PT ou Peppol BIS 3.0. Le CIUS-PT est l'adaptation nationale du Portugal de la norme européenne EN 16931, garantissant l'interopérabilité entre les systèmes de l'UE. Ces formats basés sur XML sont cruciaux pour la lisibilité machine et le traitement automatisé. Le réseau Peppol joue un rôle significatif dans la facturation B2G, avec eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública), l'entité des services partagés du secteur public portugais, agissant en tant qu'Autorité Peppol. Cela signifie que les fournisseurs peuvent utiliser un Point d'Accès Peppol pour transmettre des factures aux entités gouvernementales.

Les processus de soumission des factures gouvernementales impliquent généralement la plateforme centralisée FE-AP du gouvernement, gérée par eSPap. Les fournisseurs peuvent envoyer des factures via WebServices ou protocoles AS2 après un processus d'enregistrement avec eSPap. Pour les entreprises émettant moins de 250 factures par an, une option de téléchargement manuel via le Microportail FE-AP est disponible. Il est important que les fournisseurs vérifient les exigences spécifiques de transmission avec les entités publiques individuelles, car certaines peuvent utiliser des portails tiers ou des connexions EDI directes.

Tendances Futures et Changements dans les Réglementations de Facturation

Le paysage de la facturation au Portugal évolue continuellement, avec plusieurs changements réglementaires significatifs à l'horizon pour lesquels les entreprises doivent se préparer. Un changement clé à venir est l'exigence obligatoire d'une Signature Électronique Qualifiée (SEQ) sur toutes les factures PDF. Bien que les factures PDF simples soient actuellement acceptées comme factures électroniques pour les transactions B2B et B2C jusqu'au 31 décembre 2026, cela changera à partir du 1er janvier 2027, lorsque la SEQ deviendra essentielle pour leur validité légale. Cette initiative vise à renforcer la sécurité, la fiabilité et la confiance des factures numériques.

Un autre développement important est la soumission obligatoire du fichier comptable SAF-T (Fichier d'Audit Standard pour la Taxe). Bien que les soumissions mensuelles de facturation SAF-T (SAF-T PT) soient déjà requises d'ici le 5 du mois suivant pour les factures de vente, les documents de transport et les reçus de caisse, le fichier comptable SAF-T complet deviendra obligatoire pour l'année fiscale 2027, avec la soumission effective prévue en 2028. Cela fournira à l'autorité fiscale des dossiers financiers plus complets, facilitant les audits et améliorant la transparence.

Ces changements auront un impact particulier sur les Petites et Moyennes Entreprises (PME). Alors que les grandes entreprises sont déjà soumises aux mandats de facturation électronique B2G depuis 2021, les PME et micro-entreprises devront se conformer à la facturation électronique B2G à partir du 1er janvier 2026. Le Portugal aligne également activement ses systèmes avec l'initiative de l'UE « TVA à l'ère numérique » (ViDA), qui prévoit d'autres réformes des cadres de facturation électronique et de déclaration électronique d'ici 2028–2030, visant un reporting numérique quasi temps réel.

Pour s'adapter à ces réglementations à venir, les entreprises devraient :

• Investir dans un logiciel de facturation certifié : Assurez-vous que votre logiciel est à jour et capable de générer des factures avec ATCUD, codes QR et Signatures Électroniques Qualifiées.
• Prévoir la mise en œuvre de la SEQ : Commencez le processus d'obtention et d'intégration des Signatures Électroniques Qualifiées dans votre flux de travail de facturation bien avant la date limite du 1er janvier 2027.
• Préparer le fichier comptable SAF-T : Comprendre les exigences pour le fichier comptable SAF-T complet et s'assurer que vos systèmes comptables peuvent générer ces données pour l'année fiscale 2027.
• Rester informé : Surveillez continuellement les mises à jour de l'Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) et d'eSPap pour rester conforme aux mandats évolutifs.

FAQ sur l'Envoi de Factures au Portugal

• Quelles sont les exigences de facturation électronique pour les transactions B2G au Portugal ?

  Harvest prend en charge la création de factures électroniques UBL, qui peuvent être utilisées pour des transactions B2G au Portugal, et peuvent être envoyées via une passerelle Peppol externe.

• Comment puis-je m'assurer que mon logiciel de facturation est conforme aux réglementations portugaises ?

  Harvest peut préparer des factures électroniques conformes aux exigences de réseau certifiées, telles que Peppol, pour l'émission de factures électroniques.

• Quelles options de support sont disponibles si j'ai besoin d'aide pour utiliser Harvest ?
  Harvest propose plusieurs options de support, y compris un centre d'aide complet, un support par e-mail et un chat en direct pendant les heures d'ouverture, garantissant que vous obtenez de l'aide lorsque vous en avez besoin.
• Qu'est-ce qu'une signature électronique qualifiée et pourquoi est-elle importante pour les factures au Portugal ?

  Une Signature Électronique Qualifiée (SEQ) est une signature numérique sécurisée utilisée pour confirmer l'authenticité et l'intégrité d'un document électronique. Elle est légalement reconnue dans l'UE pour vérifier l'identité de l'émetteur du document, garantissant que le document reste inchangé après la signature. Au Portugal, la SEQ est cruciale pour la conformité aux réglementations de facturation électronique, en particulier pour les transactions B2G, où elle garantit que les factures sont légalement valides et fiables.

• Y a-t-il des limitations à l'utilisation des factures électroniques pour tous les types de transactions au Portugal ?

  Bien que les factures électroniques offrent de nombreux avantages, il existe certaines limitations. Toutes les entreprises ne sont pas nécessairement prêtes technologiquement à mettre en œuvre entièrement la facturation électronique, et il peut y avoir des coûts initiaux associés à la mise à niveau des systèmes pour répondre aux normes de conformité. De plus, jusqu'à ce que certains mandats soient pleinement en vigueur, les factures papier et PDF peuvent encore être utilisées pour les transactions B2B et B2C, ce qui signifie que toutes les transactions ne sont pas encore obligées d'être électroniques.