스웨덴을 위한 이메일 청구서

Harvest는 UBL 전자 청구서를 생성하고 내보내는 강력한 지원을 제공하여 유럽 및 스웨덴 전자 청구서 기준을 준수합니다.

스웨덴 전자 청구서 규정 이해하기

스웨덴에서 전자 청구서는 공공 부문과의 모든 거래에 대해 의무화되어 있으며, 이는 국가의 디지털 청구서 환경을 크게 형성했습니다. 2019년 4월 1일부터 스웨덴 공공 부문 기관, 중앙 정부 기관, 지방 자치 단체 및 지역에 공급하는 모든 공급자는 전자 청구서를 발행해야 합니다. 이 의무는 공공 조달에서 전자 청구서에 관한 EU 지침 2014/55/EU를 시행하는 전자 청구서에 관한 법률(법 2018:1277)에 명시되어 있습니다. 공공 부문 계약 당국은 이러한 구조화된 전자 청구서를 수신하고 처리할 수 있어야 합니다.

B2B(기업 간) 및 B2C(기업과 소비자 간) 거래에 대해서는 현재 스웨덴에서 전자 청구서가 의무가 아닙니다. 그러나 민간 부문에서 전자 청구서 사용은 효율성 이점으로 인해 널리 퍼져 있으며 증가하고 있습니다. 스웨덴 세무청(Skatteverket)과 디지털 정부청(DIGG)은 전자 청구서 준수를 감독하는 주요 규제 기관입니다. DIGG는 스웨덴 Peppol 당국으로도 활동합니다. 공공 부문 의무를 준수하지 않을 경우 DIGG에 의해 벌금이 부과될 수 있습니다. 향후 B2B 거래에 전자 청구서를 의무화할 가능성에 대한 논의도 진행 중이며, 이는 EU의 디지털 시대(ViDA) 제안과 일치하며, 2030년경에 시행될 수 있습니다.

허용되는 청구서 형식 및 기준

스웨덴의 전자 청구서 형식의 기술 사양을 탐색하는 것은 복잡해 보일 수 있지만, 주요 기준에 집중하면 명확해집니다. 스웨덴 공공 부문에서 전자 청구서의 초석은 Peppol BIS Billing 3.0 형식입니다. 이 형식은 유럽 표준 EN 16931을 준수하여 EU 회원국 간의 상호 운용성을 보장합니다. 스웨덴의 모든 공공 기관은 Peppol에 등록되어 있어야 하며 이 형식으로 청구서를 수신할 수 있어야 합니다.

역사적으로 Svefaktura 형식은 스웨덴에서 널리 사용된 XML 기반 국가 표준입니다. 여전히 B2B 거래에서 널리 사용되지만, 2021년 4월 1일부터 SFTI(산업에 대한 단일 얼굴)에서 더 이상 권장되지 않으며, 기업이 Peppol 네트워크로 전환할 것을 강력히 권장합니다. 또한, 구식 형식인 Svefaktura 및 SFTI ESAP 6 Fulltextfaktura는 2025년 7월 1일부터 B2G 거래에 대해 금지됩니다.

Universal Business Language (UBL)는 전자 비즈니스 문서의 기본 XML 기반 표준이며, Peppol BIS Billing 3.0은 UBL 2.1을 기반으로 합니다. 즉, Peppol BIS Billing 3.0을 사용하면 본질적으로 UBL 호환 형식으로 작업하고 있는 것입니다. UBL의 표준화된 구조는 서로 다른 회계 시스템 간의 원활한 데이터 교환을 촉진하여 오류를 줄이고 국경 간 거래의 효율성을 높입니다.

준수하는 이메일 청구서 생성 및 발송 과정

스웨덴에서 특히 공공 부문 고객을 위한 준수하는 전자 청구서를 생성하고 발송하는 것은 구조화된 접근 방식을 포함합니다. 다음은 청구서가 필요한 기준을 충족하도록 보장하는 단계별 가이드입니다:

1. 전자 청구서 솔루션 선택: Peppol BIS Billing 3.0 XML 형식으로 청구서를 생성하고 Peppol 네트워크와 통합할 수 있는 전자 청구서 서비스 제공자 또는 소프트웨어가 필요합니다. 공공 기관에 대한 청구서 발행량이 적은 공급자의 경우, 일부 공공 기관이나 서비스 제공자는 전자 청구서를 생성하고 발송할 수 있는 무료 웹 포털을 제공합니다.
2. 전자 청구서 생성: 청구서에 모든 필수 정보를 입력합니다. 스웨덴 VAT 청구서(Momsfaktura)에는 다음이 포함되어야 합니다:
   • 청구서 날짜("Fakturadatum")
   • 순차적이고 고유한 청구서 번호("Fakturanummer")
   • 공급자의 VAT 등록 번호("Momsregistreringsnummer")
   • 공급자의 법적 이름 및 사업 주소
   • 고객의 법적 이름 및 사업 주소
   • 고객의 VAT 등록 번호(해당되는 경우, 예: 공동체 내 공급의 경우)
   • 공급자의 기업 식별 번호(organisationsnummer)
   • 공급자가 F세금(F-skatt) 승인을 받았는지 여부
   • 상품 또는 서비스 설명("Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art"), 수량 및 성격 포함
   • 공공 부문 청구서의 경우, 구매 주문 번호, 구매자 참조/비용 센터 및 계약 참조 번호와 같은 특정 참조 번호를 올바른 필드에 입력해야 합니다.
3. Peppol 접근 지점에 등록: Peppol 네트워크를 통해 청구서를 발송하려면 귀사의 회사가 인증된 Peppol 접근 지점 제공자에 등록해야 합니다. 이 제공자는 중개자로 작용하여 귀사를 네트워크에 연결합니다.
4. 전자 청구서 전송: 청구서가 올바른 형식으로 생성되고 귀사가 접근 지점을 통해 연결되면, Peppol 네트워크를 통해 전자 청구서를 전송합니다. 시스템은 청구서를 수신자의 Peppol ID로 라우팅합니다. 스웨덴은 분산된 전자 청구서 모델을 운영하고 있으며, 단일 중앙 정부 플랫폼이 없고, 대신 상호 연결된 서비스 제공자를 통해 거래가 이루어집니다. 스웨덴에서 전자 청구서에 대한 디지털 서명은 필수가 아닙니다.

보관 및 기록 유지 요구 사항

적절한 보관 및 기록 유지 관리는 스웨덴 규정을 준수하는 데 중요하며, 전자 청구서의 진위와 무결성을 시간에 따라 보장합니다. 스웨덴에서는 모든 회계 정보, 전자 청구서를 포함하여, 관련 연도의 종료 후 최소 7년 동안 보관해야 합니다. 이 요구 사항은 스웨덴 회계법(Bokföringslagen)에 명시되어 있습니다.

완전한 준수를 보장하기 위해 전자 청구서는 원래 전자 형식으로 저장되어야 하며, 전체 보존 기간 동안 진위, 무결성 및 접근성을 유지해야 합니다. 디지털 보관 시스템은 순차 청구서 번호를 유지하고 모든 필수 필드가 완료되도록 하며, 기록을 디지털로 저장하여 잠재적인 감사 과정을 크게 단순화하는 데 도움이 됩니다.

외부 서비스 제공자에게 보관을 아웃소싱하더라도 귀사는 스웨덴 법률에 따라 회계 및 보관을 적절히 수행할 책임이 있습니다. EU 내에서 전자 청구서를 해외에 저장하기로 선택한 경우, 특정 조건 하에 허용되며, 저장 위치 및 변경 사항을 스웨덴 세무청에 보고하고 요청 시 회계 정보에 즉시 전자적으로 접근할 수 있어야 합니다. 청구서를 스웨덴어로 보관하거나 보관 목적으로 전자 서명을 사용하는 법적 요구 사항은 없습니다.

스웨덴 이메일 청구서 FAQ

• Harvest는 스웨덴의 공공 부문 거래에 대한 의무 전자 청구서를 어떻게 지원하나요?

  Harvest는 UBL 전자 청구서를 지원하며, 스웨덴의 공공 부문 거래에 자주 요구되는 외부 Peppol 게이트웨이를 통해 제출할 수 있도록 준비할 수 있습니다.

• Peppol 네트워크란 무엇이며 스웨덴에서 전자 청구서에 어떻게 사용되나요?

  Peppol 네트워크는 기업과 공공 부문 간의 전자 청구서를 안전하고 표준화된 방식으로 교환할 수 있도록 하는 전자 청구서 인프라입니다. 스웨덴에서는 주로 공공 부문 거래에 사용되며, 인증된 접근 지점을 통해 청구서를 라우팅하여 국가 및 EU 전자 청구서 기준을 준수합니다.

• Harvest는 내 청구서 및 시간 추적 활동에 대한 보고서를 생성할 수 있나요?
  네, Harvest는 시간 추적 및 청구서 활동을 분석할 수 있는 다양한 보고서 기능을 제공합니다. 청구 가능한 시간, 프로젝트 수익성 및 고객 지불에 대한 보고서를 생성할 수 있습니다.
• 스웨덴에서 국제 거래에 이메일 청구서를 사용하는 데 제한이 있나요?

  네, 국제 거래에 이메일 청구서를 사용하는 것은 VAT 규정의 차이, 통화 변환 문제 및 국가별로 상이한 준수 요구 사항과 같은 제한이 있을 수 있습니다. 또한, 표준화된 형식이나 Peppol과 같은 네트워크 없이 이메일 청구서의 안전한 전송 및 수용이 어려울 수 있습니다.

• Harvest는 스웨덴에서 요구되는 Peppol BIS 형식의 전자 청구서를 준비할 수 있나요?

  네, Harvest는 UBL 전자 청구서를 지원하며, 스웨덴에서 사용되는 Peppol BIS와 같은 형식의 세부정보를 포함할 수 있습니다.