E-mailfactuur voor Israël

Harvest vereenvoudigt facturering door geregistreerde tijd en kosten om te zetten in professionele facturen, hoewel het niet specifiek ingaat op de e-factureringsregels van Israël.

Inzicht in E-Factureringsregels in Israël

E-factureringsregels in Israël, voornamelijk gedreven door de Israëlische Belastingdienst (ITA), vereisen een op goedkeuring gebaseerde Continuous Transaction Control (CTC) model voor specifieke B2B-transacties. Dit initiatief, onderdeel van de Wet Economische Efficiëntie 2023, heeft als doel belastingontduiking te verminderen door realtime zichtbaarheid in commerciële transacties te verkrijgen. De wettelijke vereiste voor het verzenden van elektronische facturen geldt voor binnenlandse B2B-transacties tussen BTW-geregistreerde belastingplichtigen, terwijl B2G-, B2C- en grensoverschrijdende transacties momenteel zijn vrijgesteld van deze verplichte vereisten.

De verplichte nalevingsdrempels voor e-facturering worden gefaseerd ingevoerd, op basis van het factuurbedrag exclusief BTW. De eerste fase begon op 5 mei 2024 voor facturen boven de 25.000 Nieuwe Israëlische Shekels (NIS). Deze drempels zullen geleidelijk afnemen:

• 1 januari 2025: Verplicht voor facturen boven de 20.000 NIS.
• 1 januari 2026: Verplicht voor facturen boven de 10.000 NIS.
• 1 juni 2026: Verplicht voor facturen boven de 5.000 NIS.

Bedrijven kunnen vrijwillig het e-factureringssysteem gebruiken voor lagere bedragen.

Het E-Factureringsproces in Israël

Het e-factureringsproces in Israël werkt onder een realtime goedkeuringsmodel, waarbij facturen door de Israëlische Belastingdienst (ITA) moeten worden goedgekeurd voordat ze als geldig voor BTW-aftrek worden beschouwd. Dit Continuous Transaction Control (CTC) model zorgt ervoor dat de belastingautoriteit directe zichtbaarheid heeft in gerapporteerde economische transacties. De praktische workflow voor bedrijven omvat verschillende belangrijke stappen:

1. Factuurgeneratie: De uitgever (leverancier) genereert een B2B-factuur met behulp van hun ERP- of factureringssysteem, waarbij ervoor wordt gezorgd dat alle verplichte gegevens zijn opgenomen.
2. Gegevensoverdracht naar ITA: Belangrijke factuurgegevens, zoals transactie datum, factuurnummer, bedragen en belastingidentificaties, worden in realtime in een gestructureerd JSON-formaat naar het SHAAM-platform van de ITA verzonden via een API of webportaal.
3. Validatie en Allocatienummer: Het ITA-platform ontvangt en verifieert automatisch de ingediende gegevens. Als deze correct zijn, kent de autoriteit een unieke identificatie toe, bekend als een "allocatienummer" (מספר הקצאה), aan de factuur. Dit 9-cijferige nummer is cruciaal voor BTW-naleving.
4. Ontvangst van goedkeuring: Zodra de factuur is gevalideerd, wordt deze, nu met het unieke allocatienummer, elektronisch teruggestuurd naar de uitgever.
5. Levering aan Klant: De uitgever voegt het allocatienummer toe aan het definitieve factuurdocument en verzendt het naar de koper. Alleen facturen met een geldig allocatienummer worden wettelijk erkend voor BTW-aftrek door de ontvanger.
6. Verificatie door Ontvanger: Bij ontvangst van de factuur kan de koper de authenticiteit en geldigheid verifiëren door het allocatienummer te controleren, vaak via het portaal van de ITA.

Technische Vereisten voor Elektronische Facturen

Naleving van de e-factureringsregels van Israël vereist dat specifieke technische vereisten worden nageleefd, met de nadruk op gegevensformaat, authenticiteit en veilige archivering. Voor de indiening van factuurgegevens bij de Israëlische Belastingdienst (ITA) voor validatie en toewijzing van het allocatienummer is het gestructureerde JSON (JavaScript Object Notation) formaat verplicht. Dit zorgt ervoor dat belangrijke factuurinformatie consistent wordt verzonden en verwerkt door het SHAAM-platform van de ITA. Hoewel JSON vereist is voor indiening bij de ITA, kan de uiteindelijke elektronische factuur die aan de klant wordt geleverd vaak in andere formaten zoals PDF of XML zijn, mits deze het door de ITA toegewezen allocatienummer bevat.

Wat betreft digitale handtekeningen, vertrouwen de Israëlische regels voornamelijk op de gecentraliseerde controle van de ITA en het toewijzingsnummer als het authenticiteitsmechanisme voor het goedkeuringsproces zelf, wat betekent dat een digitale handtekening niet expliciet vereist is voor een factuur om juridische geldigheid te verkrijgen onder dit nieuwe schema. Voor "gecomputeriseerde documenten" of om de integriteit en authenticiteit van de elektronische factuur die rechtstreeks tussen handelspartijen wordt uitgewisseld (bijv. een PDF-factuur die via e-mail wordt verzonden), kan echter nog steeds een veilige digitale handtekening vereist zijn.

Tenslotte zijn robuuste archivering en record-keeping cruciaal. Bedrijven die e-facturering gebruiken, moeten ervoor zorgen dat alle elektronische documenten veilig worden opgeslagen in digitale vorm voor minimaal 7 jaar vanaf de factuurdatum. Dit digitale archief moet de leesbaarheid, veiligheid en integriteit van de facturen gedurende de gehele bewaartermijn waarborgen om audits en juridische naleving te vergemakkelijken.

Veelvoorkomende Uitdagingen en Sancties voor Niet-Naleving

Het navigeren door het e-factureringslandschap in Israël kan verschillende uitdagingen voor bedrijven met zich meebrengen, maar het begrijpen van potentiële valkuilen en het implementeren van proactieve strategieën kan zorgen voor een soepele naleving. Een van de grootste uitdagingen is de integratie van bestaande ERP- of boekhoudsystemen met het SHAAM-platform van de Israëlische Belastingdienst (ITA), wat vereist dat factureringsprocessen worden aangepast om realtime gegevensindiening en toewijzing van allocatienummers mogelijk te maken. Bedrijven staan ook voor de uitdaging van het verifiëren van allocatienummers op binnenkomende facturen van hun leveranciers om de geldigheid voor BTW-aftrekken te waarborgen. Bovendien is personeelstraining essentieel om ervoor te zorgen dat medewerkers de nieuwe procedures en technische vereisten begrijpen.

De sancties voor het niet naleven van de e-factureringsregels van Israël zijn aanzienlijk, met name voor de koper. Als een bedrijf een B2B-factuur boven de verplichte drempel uitgeeft zonder een geldig allocatienummer te verkrijgen, wordt de koper de mogelijkheid ontzegd om invoer-BTW op die factuur af te trekken. Dit leidt direct tot financiële verliezen voor de koper en kan hun cashflow en algehele belastingpositie aanzienlijk beïnvloeden. Afgewezen facturen, vanwege onjuiste gegevens of ontbrekende allocatienummers, veroorzaken operationele vertragingen en vereisen indiening, wat de factureringsworkflows vertraagt en mogelijk betalingen vertraagt. Hoewel er momenteel geen directe sancties worden opgelegd aan verkopers voor het niet toevoegen van allocatienummers, wordt verwacht dat dit zal veranderen, en systematische niet-naleving kan leiden tot auditcontroles en moeilijkheden in zakelijke relaties.

Om deze nalevingsuitdagingen te overwinnen, moeten bedrijven:

• Hun huidige systemen beoordelen: Evalueer bestaande ERP- en factureringssystemen op compatibiliteit en identificeer noodzakelijke upgrades of integraties.
• Geschikte software integreren: Implementeer e-factureringsoplossingen die de generatie, realtime indiening en validatie van facturen met de ITA kunnen automatiseren.
• Personeel trainen: Bied uitgebreide training aan boekhoud-, verkoop- en IT-teams over de nieuwe e-factureringsprocessen, technische vereisten en het belang van allocatienummers.
• Robuuste archivering opzetten: Stel veilige digitale archiveringsprocessen in om e-facturen voor de wettelijk verplichte zevenjarige periode te bewaren.

E-mailfactuur voor Israël Veelgestelde Vragen

• Wat zijn de wettelijke vereisten voor het verzenden van e-mailfacturen in Israël?

  In Israël worden de wettelijke vereisten voor het verzenden van e-mailfacturen voornamelijk beheerd door de Israëlische Belastingdienst (ITA). Elektronische facturen moeten worden verzonden voor B2B-transacties tussen BTW-geregistreerde belastingplichtigen, volgens het goedkeuringsgebaseerde Continuous Transaction Control (CTC) model. Facturen moeten door de ITA worden gevalideerd voordat ze voor BTW-aftrek kunnen worden gebruikt. Bedrijven moeten zich houden aan gefaseerde nalevingsdrempels op basis van factuurbedragen, te beginnen op 5 mei 2024.

• Kan e-mailfactureringssoftware automatisch voldoen aan de Israëlische regels?

  E-mailfactureringssoftware kan helpen het factureringsproces te stroomlijnen, maar automatische naleving van de Israëlische regels is niet gegarandeerd. Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun software realtime gegevensindiening aan de Israëlische Belastingdienst kan afhandelen, allocatienummers kan verkrijgen en validatieprocessen kan beheren. Software alleen kan mogelijk niet aan alle technische en procedurele vereisten voldoen, dus handmatige controles en integraties kunnen nodig zijn.

• Kan ik Harvest vanaf verschillende apparaten openen?
  Ja, Harvest is een cloudgebaseerde applicatie die toegankelijk is vanaf elk apparaat met een internetverbinding, inclusief desktops, laptops, tablets en smartphones.
• Welke formaten zijn acceptabel voor elektronische facturen in Israël?

  In Israël is het gestructureerde JSON-formaat vereist voor het indienen van factuurgegevens bij de Israëlische Belastingdienst voor validatie. De uiteindelijke elektronische factuur die aan de klant wordt geleverd, kan echter in formaten zoals PDF of XML zijn, mits deze het door de ITA toegewezen allocatienummer bevat. Deze flexibiliteit stelt bedrijven in staat verschillende formaten voor klantcommunicatie te gebruiken, terwijl ze voldoen aan de regelgevingseisen.

• Hoe beïnvloedt het Continuous Transaction Control-model e-facturering in Israël?

  Het Continuous Transaction Control (CTC) model in Israël vereist dat facturen in realtime door de Israëlische Belastingdienst (ITA) worden gevalideerd. Dit betekent dat alle B2B elektronische facturen aan de ITA moeten worden ingediend voor goedkeuring en een allocatienummer moeten ontvangen voordat ze wettelijk worden erkend voor BTW-aftrek. Het model verhoogt de transparantie en voorkomt belastingontduiking door de ITA directe zichtbaarheid te geven in economische transacties.