Fatura por Email para a Suécia

A Harvest oferece suporte robusto para criar e exportar faturas eletrônicas UBL, facilitando a conformidade com os padrões de faturamento eletrônico europeus e suecos.

Entendendo as Regulamentações de Faturamento Eletrônico na Suécia

A faturação eletrônica na Suécia é obrigatória para todas as transações com o setor público, um requisito que moldou significativamente o cenário de faturamento digital do país. Desde 1º de abril de 2019, todos os fornecedores de entidades do setor público sueco, incluindo agências governamentais centrais, municípios e regiões, são legalmente obrigados a emitir faturas eletrônicas. Essa obrigatoriedade está consagrada na Lei de Faturamento Eletrônico em Compras Públicas (Lei 2018:1277), que implementa a Diretiva da UE 2014/55/EU sobre faturamento eletrônico em compras públicas. As autoridades contratantes do setor público, por sua vez, devem ser capazes de receber e processar essas faturas eletrônicas estruturadas.

Para transações entre empresas (B2B) e entre empresas e consumidores (B2C), a faturação eletrônica atualmente não é obrigatória na Suécia. No entanto, o uso de faturação eletrônica no setor privado é amplamente difundido e crescente devido aos benefícios de eficiência. A Agência Tributária Sueca (Skatteverket) e a Agência de Governo Digital (DIGG) são os principais órgãos reguladores que supervisionam a conformidade da faturação eletrônica. A DIGG, especificamente, atua como a Autoridade Peppol da Suécia. A não conformidade com a obrigatoriedade do setor público pode levar a penalidades impostas pela DIGG. Discussões também estão em andamento para potencialmente estender a obrigatoriedade da faturação eletrônica para transações B2B no futuro, alinhando-se à proposta de IVA na Era Digital (ViDA) da UE, com potencial implementação em torno de 2030.

Formatos e Padrões de Fatura Aceitos

Navegar pelas especificações técnicas dos formatos de faturas eletrônicas na Suécia pode parecer complexo, mas focar nos padrões principais proporciona clareza. A pedra angular da faturação eletrônica no setor público sueco é o formato Peppol BIS Billing 3.0. Este formato é compatível com o Padrão Europeu EN 16931, garantindo interoperabilidade entre os estados membros da UE. Todos os órgãos públicos na Suécia são obrigados a estar registrados no Peppol e capazes de receber faturas nesse formato.

Historicamente, o formato Svefaktura, um padrão nacional baseado em XML, tem sido amplamente utilizado na Suécia. Embora ainda prevalente, especialmente em transações B2B, o Svefaktura não é mais recomendado pela SFTI (Single Face To Industry) desde 1º de abril de 2021, com uma forte recomendação para que as empresas transitem para a rede Peppol. Além disso, formatos mais antigos como Svefaktura e SFTI ESAP 6 Fulltextfaktura serão desautorizados para transações B2G a partir de 1º de julho de 2025.

A Universal Business Language (UBL) é um padrão XML fundamental para documentos eletrônicos de negócios, e o Peppol BIS Billing 3.0 é construído sobre o UBL 2.1. Isso significa que, ao usar o Peppol BIS Billing 3.0, você está trabalhando inherentemente com um formato compatível com UBL. A estrutura padronizada do UBL facilita a troca de dados entre diferentes sistemas contábeis, reduzindo erros e aumentando a eficiência em transações transfronteiriças.

Processo de Criação e Envio de Faturas por Email em Conformidade

Criar e enviar faturas eletrônicas em conformidade na Suécia, especialmente para clientes do setor público, envolve uma abordagem estruturada. Aqui está um guia passo a passo para garantir que suas faturas atendam aos padrões necessários:

1. Escolha uma Solução de Faturamento Eletrônico: Você precisará de um provedor de serviços de faturamento eletrônico ou software que possa gerar faturas no formato XML Peppol BIS Billing 3.0 e integrar-se à rede Peppol. Para fornecedores com baixo volume de faturas para entidades públicas, alguns órgãos públicos ou provedores de serviços oferecem portais web gratuitos para criar e enviar faturas eletrônicas.
2. Crie a Fatura Eletrônica: Preencha sua fatura com todas as informações obrigatórias. Faturas de IVA suecas (Momsfaktura) devem incluir:
   • Data da fatura ("Fakturadatum")
   • Número de fatura sequencial e único ("Fakturanummer")
   • Número de registro de IVA do fornecedor ("Momsregistreringsnummer")
   • Nome legal e endereço comercial do fornecedor
   • Nome legal e endereço comercial do cliente
   • Número de registro de IVA do cliente (se aplicável, por exemplo, para fornecimentos intracomunitários)
   • Número de identidade corporativa do fornecedor (organisationsnummer)
   • Informação se o fornecedor está aprovado para F-tax (F-skatt)
   • Descrição dos bens ou serviços ("Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art"), incluindo quantidade e natureza
   • Para faturas do setor público, números de referência específicos, como o número do pedido de compra, referência do comprador/centro de custo e número de referência do contrato, devem ser inseridos nos campos corretos.
3. Registre-se em um Ponto de Acesso Peppol: Para enviar faturas pela rede Peppol, sua empresa deve se registrar em um provedor de Ponto de Acesso Peppol credenciado. Este provedor atua como intermediário, conectando você à rede.
4. Transmita a Fatura Eletrônica: Uma vez que sua fatura é criada no formato correto e sua empresa está conectada via um Ponto de Acesso, envie a fatura eletrônica pela rede Peppol. O sistema roteará a fatura para o ID Peppol do destinatário. A Suécia opera um modelo descentralizado de faturamento eletrônico, o que significa que não há uma única plataforma governamental central; em vez disso, as transações ocorrem através de provedores de serviços interconectados. Assinaturas digitais não são obrigatórias para faturas eletrônicas na Suécia.

Requisitos de Arquivamento e Manutenção de Registros

O arquivamento e a manutenção de registros adequados são críticos para a conformidade com as regulamentações suecas, garantindo a autenticidade e integridade de suas faturas eletrônicas ao longo do tempo. Na Suécia, todas as informações contábeis, incluindo faturas eletrônicas, devem ser arquivadas por um período mínimo de sete anos após o final do ano civil a que se referem. Esse requisito é estipulado pela Lei de Contabilidade Sueca (Bokföringslagen).

Para garantir total conformidade, as faturas eletrônicas devem ser armazenadas em seu formato eletrônico original, mantendo sua autenticidade, integridade e acessibilidade durante todo o período de retenção. Sistemas de arquivamento digital são altamente recomendados, pois ajudam a manter a numeração sequencial das faturas, garantir que todos os campos obrigatórios sejam preenchidos e armazenar registros digitalmente, o que simplifica significativamente possíveis auditorias.

Mesmo que você terceirize seu arquivamento para um provedor de serviços externo, sua empresa continua sendo a responsável final pela condução adequada da contabilidade e arquivamento de acordo com a legislação sueca. Se você optar por armazenar faturas eletrônicas no exterior dentro da UE, isso é permitido sob certas condições, desde que a localização do armazenamento e quaisquer alterações sejam relatadas à Agência Tributária Sueca, e o acesso eletrônico imediato às informações contábeis possa ser fornecido mediante solicitação. Não há exigência legal para arquivar faturas em sueco ou usar assinaturas eletrônicas para fins de arquivamento.

Perguntas Frequentes sobre Fatura por Email para a Suécia

• Como a Harvest apoia a faturação eletrônica obrigatória para transações do setor público na Suécia?

  A Harvest apoia faturas eletrônicas UBL e pode prepará-las para submissão através de um gateway Peppol externo, que é frequentemente exigido para transações do setor público na Suécia.

• O que é a rede Peppol e como é usada para faturamento eletrônico na Suécia?

  A rede Peppol é uma infraestrutura de faturamento eletrônico que facilita a troca segura e padronizada de faturas eletrônicas entre empresas e entidades do setor público. Na Suécia, é utilizada principalmente para transações do setor público, garantindo conformidade com os padrões nacionais e da UE de faturamento eletrônico ao roteá-las através de Pontos de Acesso credenciados.

• A Harvest pode gerar relatórios sobre minhas atividades de faturamento e controle de tempo?
  Sim, a Harvest oferece vários recursos de relatórios que permitem analisar suas atividades de controle de tempo e faturamento. Você pode gerar relatórios sobre horas faturáveis, lucratividade de projetos e pagamentos de clientes.
• Existem limitações para usar faturas por email em transações internacionais na Suécia?

  Sim, usar faturas por email em transações internacionais pode apresentar limitações, como diferenças nas regulamentações de IVA, problemas de conversão de moeda e requisitos de conformidade variados entre países. Além disso, a transmissão segura e a aceitação de faturas por email podem ser desafiadoras sem formatos ou redes padronizadas como o Peppol.

• A Harvest pode preparar faturas eletrônicas no formato Peppol BIS exigido na Suécia?

  Sim, a Harvest suporta faturas eletrônicas UBL e pode incluir detalhes da rede Peppol, que se alinha com formatos como o Peppol BIS usados na Suécia.