Envie Fatura em Portugal

O Harvest oferece suporte robusto para criar e gerenciar e-faturas, incluindo conformidade com padrões europeus como UBL e Peppol, tornando-se uma ferramenta valiosa para empresas que atuam em Portugal.

Entendendo as Regulamentações de Faturamento em Portugal

Em Portugal, a faturação é regida por um robusto quadro legal projetado para aprimorar a administração fiscal e combater a evasão, fundamentado principalmente na Lei do IVA Portuguesa (Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado – CIVA) e no Decreto-Lei n.º 28/2019. O artigo 36 do CIVA determina que uma fatura deve ser emitida para todos os fornecimentos de bens e serviços, incluindo exportações e fornecimentos intra-comunitários, bem como quaisquer pagamentos antecipados. O quadro legal garante que as faturas eletrônicas tenham o mesmo status legal que as faturas em papel, desde que atendam aos requisitos de autenticidade e integridade.

Para estar em conformidade, as faturas devem conter informações específicas obrigatórias. Isso inclui o nome da sua empresa, endereço e Número de Identificação Fiscal (NIF), juntamente com os mesmos dados do seu cliente. Crucialmente, cada fatura precisa de um número único, a data de emissão, a data de vencimento, uma descrição detalhada dos bens ou serviços, o valor total devido e as taxas de IVA aplicáveis. Além disso, todas as faturas, sejam em papel ou eletrônicas, devem incluir um código de documento único (ATCUD) e um código QR, gerados por software certificado pela AT, para garantir rastreabilidade e autenticidade.

A não conformidade com essas regulamentações pode resultar em penalidades significativas. Por exemplo, deixar de emitir uma fatura legalmente conforme, ou emitir uma que careça de informações obrigatórias, pode resultar em multas que variam de €150 a €3.750 por infração. O uso de software de faturamento não certificado pode acarretar multas ainda mais altas, de aproximadamente €3.000 a €18.750. Além disso, a entrega tardia ou a falta de submissões SAF-T (Arquivo Padrão de Auditoria para Imposto) também podem desencadear penalidades.

Essenciais da Faturação Eletrônica

A faturação eletrônica, ou e-faturação, em Portugal refere-se à emissão, transmissão, recebimento e armazenamento de faturas em um formato de dados eletrônicos estruturado, permitindo o processamento eletrônico automático. Essa mudança digital oferece vários benefícios atraentes para as empresas, incluindo maior conformidade com as regulamentações fiscais portuguesas, economia significativa em impressão e armazenamento, e processamento mais rápido de faturas, levando a uma verificação, aprovação e pagamento mais ágeis. A e-faturação também melhora a segurança, minimizando o risco de fraude por meio de recursos como Assinaturas Eletrônicas Qualificadas (QES) e aplicações certificadas pela AT, facilitando a auditoria e a declaração fiscal com arquivos SAF-T.

Embora a e-faturação B2B (Business-to-Business) e B2C (Business-to-Consumer) ainda não seja universalmente obrigatória em Portugal, todas as empresas registradas para IVA devem transmitir eletronicamente os dados da fatura à autoridade fiscal (AT) para todas as transações, mesmo que a fatura em si seja um documento em papel ou PDF. Isso é realizado por meio de software de faturamento certificado que atribui um ATCUD e um código QR a cada fatura e relata os detalhes por meio de arquivos SAF-T. Para transações B2G (Business-to-Government), a e-faturação em um formato eletrônico estruturado é obrigatória para todos os fornecedores do setor público.

A implementação da e-faturação envolve um fluxo de trabalho claro:

• Utilize software certificado pela AT: Todas as faturas devem ser geradas usando software certificado pela Autoridade Tributária Portuguesa (AT).
• Assegure o formato correto: Para transações B2G, as faturas devem estar no formato CIUS-PT (UBL 2.1 ou CEFACT), que é compatível com o padrão europeu de e-fatura EN16931.
• Inclua detalhes obrigatórios: Assegure que todas as informações necessárias, como o ATCUD (Código de Documento Único) e o código QR, estejam presentes.
• Aplicar Assinatura Eletrônica Qualificada (QES): Embora PDFs simples sejam aceitos como faturas eletrônicas para B2B/B2C até 31 de dezembro de 2026, uma QES será obrigatória para todas as faturas eletrônicas não-EDI, incluindo PDFs, a partir de 1º de janeiro de 2027, para garantir validade legal e integridade.
• Transmita faturas: Para B2G, as faturas são normalmente enviadas através da plataforma FE-AP do governo. Para B2B, vários canais que oferecem funcionalidade de auditoria SAF-T de ponta a ponta são aceitáveis.

Assinaturas Eletrônicas Qualificadas: Um Componente Chave

Uma Assinatura Eletrônica Qualificada (QES) é um elemento crucial no cenário de faturação digital em Portugal, servindo como uma assinatura digital altamente segura que confirma a autenticidade e integridade de um documento eletrônico. É criada por uma entidade privada acreditada e é legalmente reconhecida para verificar a identidade da empresa que emite um documento assinado. Isso garante que a fatura eletrônica permaneça inalterada após a emissão e que o emissor possa ser claramente identificado, proporcionando uma camada robusta de segurança e confiança nas transações digitais.

Embora os resultados da pesquisa não detalhem os passos exatos para obter uma QES, geralmente é adquirida de um provedor de serviços de confiança certificado que está acreditado para emitir tais assinaturas em conformidade com as regulamentações da UE (Regulamento eIDAS). As empresas precisam se envolver com esses provedores para passar por um processo de verificação de identidade e receber o certificado digital necessário.

A importância das assinaturas eletrônicas na conformidade não pode ser subestimada. Para e-faturas B2G, uma assinatura digital tem sido um requisito obrigatório para garantir autenticidade. Olhando para o futuro, a partir de 1º de janeiro de 2027, todas as faturas em PDF, incluindo aquelas para transações B2B e B2C, precisarão incluir uma Assinatura Eletrônica Qualificada (QES) para serem consideradas documentos eletrônicos legalmente válidos. Essa próxima exigência ressalta o papel crítico que a QES desempenhará em garantir a validade legal e a integridade de praticamente todas as faturas eletrônicas em Portugal.

Navegando pelos Requisitos de Faturação B2G

Em Portugal, a faturação Business-to-Government (B2G) possui requisitos específicos e obrigatórios, refletindo o compromisso do país em digitalizar a contratação pública. Desde 1º de janeiro de 2024, todos os fornecedores do setor público português, incluindo Pequenas e Médias Empresas (PMEs) e microempresas, são obrigados a emitir e-faturas em um formato eletrônico estruturado. Grandes empresas estão sujeitas a essa exigência desde janeiro de 2021. As administrações públicas, por sua vez, têm a obrigação de receber e processar e-faturas desde abril de 2019.

Os formatos aceitos para e-faturas B2G são CIUS-PT (XML), CEFACT CIUS-PT ou Peppol BIS 3.0. O CIUS-PT é a adaptação nacional de Portugal do Padrão Europeu EN 16931, garantindo interoperabilidade entre os sistemas da UE. Esses formatos baseados em XML são cruciais para a legibilidade por máquinas e processamento automatizado. A rede Peppol desempenha um papel significativo na faturação B2G, com a eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública), a entidade de serviços compartilhados do setor público português, atuando como uma Autoridade Peppol. Isso significa que os fornecedores podem aproveitar um Ponto de Acesso Peppol para transmitir faturas a entidades governamentais.

Os processos de submissão para faturas governamentais normalmente envolvem a plataforma centralizada FE-AP do governo, gerida pela eSPap. Os fornecedores podem enviar faturas via WebServices ou protocolos AS2 após um processo de registro com a eSPap. Para empresas que emitem menos de 250 faturas anualmente, uma opção de upload manual via Microportal FE-AP está disponível. É importante que os fornecedores verifiquem os requisitos específicos de transmissão com entidades públicas individuais, pois algumas podem usar portais de terceiros ou conexões EDI diretas.

Tendências Futuras e Mudanças nas Regulamentações de Faturação

O cenário de faturação em Portugal está em constante evolução, com várias mudanças regulatórias significativas no horizonte para as quais as empresas devem se preparar. Uma mudança importante que se aproxima é a exigência obrigatória de uma Assinatura Eletrônica Qualificada (QES) em todas as faturas em PDF. Embora faturas em PDF simples sejam atualmente aceitas como faturas eletrônicas para transações B2B e B2C até 31 de dezembro de 2026, isso mudará a partir de 1º de janeiro de 2027, quando uma QES se tornará essencial para sua validade legal. Essa mudança visa aprimorar ainda mais a segurança, confiabilidade e credibilidade das faturas digitais.

Outro desenvolvimento importante é a submissão obrigatória do arquivo SAF-T (Arquivo Padrão de Auditoria para Imposto). Embora as submissões mensais de Faturamento SAF-T (SAF-T PT) já sejam exigidas até o 5º dia do mês seguinte para faturas de vendas, documentos de transporte e recibos de caixa, o arquivo completo de SAF-T Contabilidade se tornará obrigatório para o ano fiscal de 2027, com a submissão real prevista para 2028. Isso fornecerá à autoridade fiscal registros financeiros mais abrangentes, facilitando auditorias e melhorando a transparência.

Essas mudanças impactarão particularmente as Pequenas e Médias Empresas (PMEs). Enquanto grandes empresas já estão sujeitas a mandatos de e-faturação B2G desde 2021, PMEs e microempresas devem cumprir com a e-faturação B2G a partir de 1º de janeiro de 2026. Portugal também está alinhando ativamente seus sistemas com a iniciativa da UE "IVA na Era Digital" (ViDA), que antecipa mais reformas nas estruturas de e-faturação e e-relato até 2028–2030, visando relatórios digitais quase em tempo real.

Para se adaptar a essas regulamentações futuras, as empresas devem:

• Investir em software de faturamento certificado: Assegure que seu software esteja atualizado e capaz de gerar faturas com ATCUD, códigos QR e Assinaturas Eletrônicas Qualificadas.
• Planejar a implementação da QES: Comece o processo de obtenção e integração de Assinaturas Eletrônicas Qualificadas em seu fluxo de trabalho de faturamento bem antes do prazo de 1º de janeiro de 2027.
• Preparar-se para a Contabilidade SAF-T: Entenda os requisitos para o arquivo completo de SAF-T Contabilidade e assegure que seus sistemas contábeis possam gerar esses dados para o ano fiscal de 2027.
• Manter-se informado: Monitore continuamente as atualizações da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) e da eSPap para permanecer em conformidade com os mandatos em evolução.

Perguntas Frequentes sobre Envio de Faturas em Portugal

• Quais são os requisitos de e-faturação para transações B2G em Portugal?

  O Harvest suporta a criação de e-faturas UBL, que podem ser usadas para transações B2G em Portugal, e podem ser enviadas através de um gateway Peppol externo.

• Como posso garantir que meu software de faturamento esteja em conformidade com as regulamentações portuguesas?

  O Harvest pode preparar e-faturas que atendem aos requisitos de rede certificada, como Peppol, para a emissão de faturas eletrônicas.

• Quais opções de suporte estão disponíveis se eu precisar de ajuda para usar o Harvest?
  O Harvest oferece várias opções de suporte, incluindo um centro de ajuda abrangente, suporte por e-mail e chat ao vivo durante o horário comercial, garantindo que você receba assistência quando necessário.
• O que é uma assinatura eletrônica qualificada e por que é importante para faturas em Portugal?

  Uma Assinatura Eletrônica Qualificada (QES) é uma assinatura digital segura usada para confirmar a autenticidade e integridade de um documento eletrônico. É legalmente reconhecida em toda a UE para verificar a identidade do emissor do documento, garantindo que o documento permaneça inalterado após a assinatura. Em Portugal, a QES é crucial para a conformidade com as regulamentações de e-faturação, particularmente para transações B2G, onde garante que as faturas sejam legalmente válidas e confiáveis.

• Existem limitações para o uso de faturas eletrônicas para todos os tipos de transações em Portugal?

  Embora as faturas eletrônicas ofereçam muitas vantagens, existem algumas limitações. Nem todas as empresas podem estar tecnologicamente prontas para implementar completamente a e-faturação, e pode haver custos iniciais associados à atualização dos sistemas para atender aos padrões de conformidade. Além disso, até que certos mandatos estejam totalmente em vigor, faturas em papel e PDF ainda podem ser usadas para transações B2B e B2C, o que significa que nem todas as transações são ainda obrigadas a ser eletrônicas.