intestazione email - team leader

Interrompere una relazione è difficile — e lo è ancora di più quando si tratta di un cliente. L'idea di ridurre volontariamente il proprio portafoglio clienti può sembrare controproducente per molte aziende di servizi professionali che puntano a una crescita a lungo termine, ma non tutti i clienti meritano le tue risorse preziose. 

 

Quando ti rendi conto che la relazione causa più danni che benefici, è il momento di tagliare i legami e passare a progetti che spingono la tua azienda verso il successo a lungo termine. 

Naturalmente, interrompere realmente un cliente è più facile a dirsi che a farsi, ed è per questo che potresti trovare difficile affrontare la situazione. Riconoscere i segnali di allerta e capire quando è il momento di separarsi è il primo passo — poi devi farlo nel modo giusto per preservare la tua reputazione aziendale. 

Esploriamo cinque segnali che indicano quando è il momento di interrompere la relazione con un cliente e come farlo mantenendo l'integrità della tua azienda. 

5 motivi per cui potrebbe essere il momento di separarsi da un cliente

Ci sono molti segnali che possono indicare quando è il momento di terminare una relazione con un cliente, ecco alcuni che spiccano. 

1. Richiedono più tempo di quanto valgano 

Come professionista, sai bene quanto vale il tuo tempo — e quello del cliente. Se il cliente occupa il tuo tempo prezioso con attività improduttive, non solo potrebbe costarti ore fatturabili, ma potrebbe anche esaurire l'energia del tuo team, mettendoli a rischio di burnout.  

Alcuni esempi di un cliente che spreca tempo includono: 

  • Riunioni improduttive
  • Obiezioni continue alle idee 
  • Mancanza di impegno rispetto alle scadenze 
  • Tempi di risposta lenti a domande o consegne 

Puoi individuare facilmente questa cattiva abitudine utilizzando uno strumento di monitoraggio del tempo per tenere traccia del tempo speso su ciascun progetto. Dove va a finire il tempo? Quali progetti superano più spesso le scadenze a causa di ostacoli del cliente? Una volta individuato un cliente che drena regolarmente il tuo tempo e le tue risorse, potrebbe essere il momento di andare avanti. 

2. Stai perdendo denaro 

Sì, relazioni solide con i clienti sono fondamentali per il tuo successo — ma anche la redditività lo è. Se scopri che il lavoro che stai dedicando alla relazione non produce quanto ti serve e stai effettivamente perdendo denaro, prima valuta il perché. In sintesi, se il tuo cliente utilizza più risorse di quelle che contribuisce alla tua azienda, non è redditizio. 

In questo caso, potresti provare a rivedere la struttura dei pagamenti con loro, essendo trasparente su quanto impegno stai mettendo nella relazione. Ma se non concordano su quanto vale il tuo valore aggiunto, considera di separarti. 

3. Non pagano in tempo 

Una mancanza di pagamento è un segnale chiaro, ma può essere complicato da gestire a causa di alcune aree grigie comuni. Ad esempio, se un cliente non ti paga in tempo ma poi effettua il pagamento dopo un promemoria, potresti decidere di lasciar correre per continuare a costruire la relazione. Inoltre, un pagamento in ritardo può essere giustificato se il cliente è una startup che sta ancora mettendo a punto il proprio team contabile. 

Il trucco qui è capire se il cliente ti considera una priorità. È una cosa inviare un promemoria per un pagamento in ritardo una o due volte — ma se sei costretto a sollecitare i pagamenti regolarmente, potrebbero non essere adatti a te. 

Consiglio: Harvest può anche aiutarti a identificare i clienti con comportamenti di pagamento scadenti. Monitorando le fatture in Harvest, puoi visualizzare le fatture in sospeso e vedere quante volte hai inviato promemoria ai clienti in passato. 

4. Cambiano continuamente le aspettative 

Se un cliente non sa cosa vuole, ma desidera che tu consegni qualcosa il prima possibile, è probabile che operi in modalità emergenza — e si aspetta che tu faccia lo stesso. 

Che si tratti di una mancanza di obiettivi strategici definiti o di dichiarazioni di visione, o che il loro modello di business necessiti di lavoro, le difficoltà interne possono influenzare la tua capacità di produrre risultati di cui puoi essere orgoglioso. Se ti sottopongono a revisioni costanti, potresti finire per assorbire i costi — il che potrebbe portare a una qualità del lavoro scadente e a sentimenti di antagonismo. 

5. Il tuo team è mancato di rispetto 

Atteggiamenti negativi in incidenti isolati non dovrebbero giustificare la necessità di interrompere un cliente, ma se il loro comportamento regolare include bullismo o degradazione del tuo team in qualsiasi modo, questo è motivo sufficiente per interrompere i legami. 

Il modo migliore per capire quando è abbastanza è rimanere in costante comunicazione con i tuoi dipendenti durante il progetto. Dai loro ampie opportunità di segnalare comportamenti scorretti e assicurati di prestare attenzione alle lamentele che si verificano frequentemente. Non farlo potrebbe portare a un cambiamento culturale significativo che lascia il tuo team con la sensazione di essere sottovalutato. 

Come interrompere nel modo giusto 

Se sei giunto alla conclusione che la relazione non può più andare avanti, utilizza i seguenti suggerimenti per farlo in modo rispettoso e responsabile. 

Controlla prima il tuo contratto 

Prima di terminare la tua relazione con il cliente, assicurati di poterlo fare legalmente rivedendo il contratto che hai con loro. Se ci sono termini in atto per questo scenario, assicurati di seguirli. 

Inoltre, di solito è meglio terminare la relazione una volta che il contratto è giunto alla scadenza, piuttosto che prendere la decisione nel mezzo di esso. 

Completa i progetti in sospeso 

Per mantenere un approccio professionale, concludi eventuali progetti in sospeso. Mantieni il tuo livello di gestione delle attività efficiente e conferma quali risultati hanno ancora bisogno, lavorando con loro per assicurarti che ricevano ciò su cui avete concordato senza compromettere la qualità del lavoro. 

Sviluppa un piano 

È importante avere una strategia in atto quando ti separi da un cliente. Mappa i tuoi punti di discussione, inclusa una ragione ponderata per cui stai terminando la relazione. Potrebbe anche essere utile esercitarsi su questi punti in anticipo, in modo da essere il più chiaro e diretto possibile. 

Quando è il momento di dare la notizia, hai alcune opzioni. Puoi inviare un'email professionale che esponga le tue ragioni, oppure puoi organizzare un incontro se preferisci dirglielo di persona. Indipendentemente da ciò che scegli, attieniti al tuo piano, mantenendo sempre rispetto e cortesia. 

Sii chiaro e conciso 

Se sei assolutamente sicuro della tua decisione, fallo sapere loro nel modo più professionale possibile che non c'è spazio per negoziare. Spiega chiaramente cosa sta accadendo e perché — il che potrebbe includere dare un preavviso o una data finale di consegna. 

Per aiutare con la chiarezza, fornisci al tuo cliente quante più informazioni possibili e supportali raccomandando altre agenzie con cui pensi potrebbero essere interessati a lavorare. Apprezzeranno che ti sei preso il tempo per aiutarli a trovare alternative. 

Sebbene non sia mai facile interrompere una relazione con i clienti, a volte è necessario rimanere fedeli alla missione e agli obiettivi della tua azienda. Se riesci a identificare i clienti che non valgono i tuoi sforzi in anticipo e pianificare attentamente la tua strategia di uscita, potrai separarti mantenendo intatta la reputazione e l'integrità della tua azienda.