Alle records in Harvest — klanten, projecten, taken en mensen — kunnen worden verwijderd of gearchiveerd. In dit artikel leg ik het verschil uit tussen verwijderen en archiveren.

Verwijderen

Voordat een record in Harvest enige tijd of kosten heeft geregistreerd, kan het eenvoudig worden verwijderd door op de Verwijder-link voor het record onder zijn profiel in de Beheer-sectie van Harvest te klikken.

Archiveren

Zodra een record tijd of kosten heeft geregistreerd, verandert de Verwijder-link voor dat record in een Archiveer-link. Archiveren van een record behoudt de tijd- en kosteninvoer voor dat record in je rapporten, maar stelt je ook in staat om het uit de weg te ruimen wanneer het niet langer nodig is.

Wanneer een record in Harvest wordt gearchiveerd, verplaatst het record van het Beheer-scherm naar een gearchiveerde lijst. Bijvoorbeeld, wanneer je een project archiveert, wordt dat project verwijderd van het Beheer > Projecten-scherm en kan het opnieuw worden geactiveerd door op de link Beheer Gearchiveerde Projecten te klikken. Ditzelfde proces wordt gebruikt voor klanten, taken en mensen.

Gearchiveerde items in rapporten opnemen

Ook al is een record in Harvest gearchiveerd, je kunt nog steeds rapporteren over tijd- en kosteninvoer voor dat record zonder het opnieuw te activeren. Om dit te doen, selecteer je de optie Gearchiveerde Items In Filters Insluiten bij het maken van een gedetailleerd rapport.

Gearchiveerde gebruikers en je Harvest-abonnement

De kosten van een Harvest-abonnement worden berekend op basis van het aantal actieve gebruikers in je account. Je kunt zoveel gearchiveerde gebruikers in je account hebben als nodig is.

Nadat je een gebruiker hebt gearchiveerd, kun je je abonnement aanpassen op het scherm Accountinstellingen, of je kunt een nieuwe gebruiker uitnodigen om de lege plek in het abonnement in te vullen. Dit is vooral handig voor bedrijven met parttime of seizoensgebonden personeel, omdat één gebruikersplek voor meerdere mensen kan worden gebruikt zonder de kosten van het abonnement te verhogen.

Voor meer hulp met Harvest, kijk zeker naar onze informatie over Aan de Slag en de hulppublicaties op http://getharvest.com/help/.